商务秘书教程 教学课件 作者 杨光汉 王瑞成 主编 商务秘书教程第9章.pptVIP

第九章 商务秘书工作方法提要 第一节 探讨商务秘书工作方法的基础 秘书工作方法概述 （一）秘书工作方法概念 秘书工作方法是指秘书发挥职能作用，完成工作任务的途径、程序和手段。 （二）商务秘书工作方法的基础 1、娴熟的业务工作技能 2、良好的工作习惯 3、勤于思考、精益求精的工作态度 娴熟的业务技能 （一）办文技能 1、熟练使用办公设备 2、撰写常用公文 （二）办会技能 1、筹备、组织和实施企业各类会议 （三）办事技能 1、日常事务的处理 2、紧急情况的处理 良好的工作习惯 （一）工作的条理性 （二）做事要雷厉风行 （三）坚持写工作日志 （四）工作中要自信而又不自信 第二节 商务秘书的工作方法要点 有效利用时间（一） （一）要善于集中时间 1、保持时间利用的相对连续性 2、忌平均分配时间 3、忌事必躬亲 （二）善于把握重点、分清主次 （三）合理安排时间 1、明确目标 2、有所取舍 3、集中精力做关键事情 有效利用时间（二） （四）用四象限法衡量时间安排 1、既紧急又重要 2、重要但不紧急 应将时间和精力集中与此 3、紧急但不重要 4、既不紧急又不重要 （五）考虑不确定因素的影响 1、留下储备时间 2、紧凑完成计划 3、准备应变计划 正确领会领导意图 （一）正确领会领导意图要“三思” 1、换位思考 2、联系背景思考 3、围绕领导的主要思想倾向思考 （二）如何正确把握领导的意图 1、设法明确领导意图 2、弄清领导目的 3、注意将领导意图与实际情况有机结合 合理应对突发事件 （一）突发事件的特点 1、突然性 2、严重性 （二）如何处理突发事件 1、善于应变 2、沉着冷静 3、采取应急措施 4、请示报告领导 使用图表表述复杂问题（一） （一）图表统筹复杂问题的步骤： 1、确定任务目标，做好编制图表准备 2、确定完成各项事务的时间和顺序 3、确定完成各项任务的责任人和督导人 4、确定各项事务的质量要求 5、制成图表 6、进行审定，检查有无疏漏，报领导审批 使用图表表述复杂问题（二） （二）图表表述复杂问题的特点： 1、简明清晰、篇幅小 2、细节明了 3、缩短方案制作时间 在协调中处理问题 （一）商务秘书设计的协调工作 1、上下关系协调 2、内外关系协调 3、横向关系协调 （二）协调的要求 1、把握分寸 2、适时协调 3、选择恰当的方法进行协调 4、事先进行充分沟通准备 掌握现代企业管理方法（一） （一）网络计划技术 网络计划技术（PERT）是英语“Program Evaluation Review Technique”的缩写，汉语译为“计划评审法”。 （二）PERT的应用 1、工程计划 2、建筑施工 3、书籍出版 4、戏剧编排 掌握现代企业管理方法（二） （二）计划评审法在会议组织工作中的运用 1、制定会议工作项目程序表 2、制作PERT网络图 3、时间评估 （1）乐观的估计时间To（Optimistic Time） （2）悲观的估计时间Tp（Pessimistic Time） （3）可能的估计时间Tm（Most Likely Time） （4）预期完成时间Te（Expect Time） To+4Tm+Tp Te= ———————— 6 掌握现代企业管理方法（三） （三）运用计划评审法组织大、中型会议的优势 1、有利于会议组织者对整个筹备工作进行控制 2、有利于领导者掌握筹备工作的整个进程 3、有利于参加筹备工作的明确自己的责任 4、有利于整个组织工作条例清晰、有条不紊 5、有利于今后运用计算机控制会议或庆典活动的筹备工作 第三节 商务秘书的思维方法要点 掌握合理的思维程序 （一）计划阶段 1、清楚明确工作目的 2、寻找多种实现目的的方法或途径 3、拟出实施计划 4、选择适当的计划 5、考虑计划实施时的必要程序、工具、设施、人员组织及工作时机 掌握合理的思维程序（二） （二）实施阶段 1、切实执行原订计划 2、不一定按原计划执行 3、依照顺序执行计划 4、马上执行计划 5、实施过程中因故请示后调整计划 掌握合理的思维程序（三） （三）检查阶段 1、回顾检查工作是否符合原定工作目的 2、检查工作的方法：5W2H1R 1）5w Why —为什么这样做？ What —要做什么？ Who—由谁来做？ When—何时完成？ Where—在哪里进行？ 把握处理与领导关系原则 （一）