秘书与会议组织和服务　全套课件.PPT

会议文件包括会议记录、会议简报、会议纪要、会议正式文件和参阅文件、会议总结等。主要工作包括以下几项： 1.　整理分发会议记录。 2.　形成大会决议、简报或纪要 3.　写总结向上级汇报会议情况 4.　收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档 二、会议文件的内容 案例分析 1.引入案例：汇编会议文件 2.课堂练习示例：华南建筑工程公司职工代表大会会议文件整理 开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。 第四节　会议评估 一、会议评估的概念 会议评估就是收集与会议目标相关的信息及类型的活动。 通过评估，可以发现会议实施与策划之间的关系，了解会议目标是否实现、核算会议的成本与效益情况、与会者满意情况以及不足之处等内容，可以为以后提高会议效果找到相关依据。 二、会议评估的意义 1．定量和定性评估方法 2．问卷调查评估方法 3．资料的收集与处理方法 4．资料的分析方法 三、会议评估的常用方法 案例分析 1.引入案例：开会成本分析制度 2.课堂练习示例：第二届地区性青年环境组织发展研讨会-会议评估表（修改版） 开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。 本章综合练习 2005年4月23日－25日，华浦商贸有限公司假座兴旺大酒店举行业务洽谈会，来自全国各地的业务员78人参加了会议。会议租用了酒店二楼会议厅，并安排与会人员在酒店住宿和用餐。会议向与会人员收取会务费每人600元。作为会议的主办方，华浦商贸有限公司该如何进行此次会议结束阶段的会务操作？具体需做哪些事？由谁做？如何使会议尽可能结束得圆满？ 本章小结 第六章　会议展览的组织与服务　 第一节　会议组织方的服务工作 第二节　参展单位的组织与服务工作 本章要点与要求 (一)　本章要点 会展组织方展会前期准备工作 组织方在会展期间的会务和管理工作 企业参展的准备工作 企业参展活动方案设计 (二)　本章要求 能够做好企业的择展工作 2、能够做好企业参展的准备工作 3、能够做好企业参展期间的服务工作 4、能够对企业参展后的工作予以跟进 第一节 会展组织方的服务工作 一、展会前期准备工作 二、展会筹备具体实施工作 三、招展和招商工作 四、会展期间会务和管理工作 五、展后总结 一、展会前期准备工作 展会立项策划工作是展会前期的重点准备工作 1.　立项策划的内容 2.　《展会立项策划书》的内容 3.　展会项目可行性分析步骤  展会的名称和地点 办展机构 办展时间 展会定位 展会价格和展会初步预算 招展招商和宣传推广计划 展会进度计划 展会现场管理计划和相关活动计划 1.　立项策划的内容 2、《展会立项策划书》的内容 （1）市场分析 （2）展会的基本内容 （3）展会价格及初步预算方案 （4）展会招展计划 （5）展会招商计划 （6）展会宣传推广计划 （7）展会进度计划 （8）展会开幕和现场管理 （9）展会结算计划 3．展会项目可行性分析步骤 （1）研究目标市场 （2）明确展会定位 （3）成本收益匡算 （4）拟定初选项目 （5）撰写项目可行性研究报告 二、展会筹备具体实施工作 1．指定展位承建商 2．展区清洁和保安计划 3．指定展会运输代理 4．指定展会旅游代理和接待服务 5．编制《参展商手册》 6．展会网络营销 三、招展和招商工作 1．招展工作 （1）建立目标参展商数据库 （2）制定展会招展函 A、 展会的基本内容 B、 市场状况介绍 C、展会招商和宣传推广计划 D、 参展办法 2．招商工作 （1）建立目标观众数据库 （2）编制《展会通讯》 （3）制作观众邀请函 四、会展期间会务和管理工作 1．布展管理 2．展出期间现场工作 3．撤展管理 五、展后总结 对展会策划进行总结 对展会筹备工作进行总结 对展会招展工作进行总结 对展会招商和宣传推广工作进行总结 对展会服务进行总结 对展会现场管理工作进行总结。 对展会的指定服务商进行评估 对展会的时间管理办法进行总结 对展会的客户关系管理措施进行总结 对展会的各种相关活动进行评估 财务总结 案例分析 1.引入案例： “这样的秘书我可干不来！” ——冰冰小姐的判断对吗？ 2.课堂练习示例： （1） “这样的秘书我可干不来！”案例分析 （2）《2004中国（连云港）新亚欧大陆桥国际旅游及用品博览会立项策划方案》（部分） 开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。 第二节 参展单位的服务工作 一、企业参展的意义和目标二、企业择展 三、企业参展的准备工作 四、企业参展效果的评价分析方法 五、企业展后跟进工作 一、企业参展的意义和目标 1．参加展览会是企业最重要的营销方式之一