Excel在财务中的应用 工业和信息化高职高专“十二五”规划教材立项项目 教学课件 作者 黄新荣 01.pptVIP

第三节 任务案例 任务二 认 识 工 作 簿 和 作 表 4.美化工作表 (1)设置数据格式与对齐方式 设置数据格式与对齐方式的步骤如下。 ①选中表格中需要设置的单元格后击右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”选项。 ②在此选项中，可改变数据在垂直和水平方向上的对齐方式，如图1-11所示。 (2)设置边框和底纹 选中表格中需要设置的单元格后击右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”选项，就可以设置表格的边框和底纹，如图1-12所示。 (3)使用自动套用格式美化工作表 可以单击“格式”菜单栏，选择“自动套用格式”来美化工作表。 (4)设置列宽和行高 设置列宽和行高的方法有3种。 ①将指针放在两个列或行的标签分界线，拖动鼠标调整列宽或行高。 ②右击列表标签“列宽”“行高”，来调整列宽或行高。 ③选择“格式”菜单栏“列”或“行”，选择“列宽”或“行高”，调整列宽或行高。 第三节 任务案例 任务三 编 辑 数 据 1.输入数据 在工作表的单元格中，可以使用两种基本的数据格式，即常数和公式。常数是指文字、数字、日期、时间等数据；而公式则指包含“=”号的函数、宏命令等。 在向单元格中输入数据时，需要掌握3种基本输入方法： 方法一：单击目标单元格，然后直接输入。 方法二：双击目标单元格，单元格中会出现插入光标，将光标移到所需位置后，即可输入数据，这种方法多用于修改单元格中的数据。 方法三：单击目标单元格，再单击编辑栏，然后在编辑栏中编辑或修改数据。 第三节 任务案例 任务三 编 辑 数 据 2.编辑数据 单元格中的数据输入后可以修改、删除、复制和移动。 (1)修改数据 一是在编辑栏修改，只需先选中要修改的单元格，然后在编辑栏中进行相应的修改，按按钮确认修改，按按钮或Esc键放弃修改，此种方法适合内容较多时或者公式的修改。 二是直接在单元格内修改，此时需双击单元格，然后进入单元格修改，此种方法适合内容较少时的修改。 (2)删除数据 数据清除的对象是数据，单元格本身不受影响。在选取单元格或一个区域后，单击“编辑”菜单中“清除”命令，弹出一个级联菜单，选择“格式”、“内容”或“批注”命令将分别只取消单元格的格式、内容或批注；选择“全部”命令则将单元格的格式、内容、批注统统取消，数据清除后单元格本身仍保留在原位置不变。 选定单元格按Del键，相当于选择清除“内容”命令。 (3)复制和移动数据 Excel中数据复制的方法多种多样，可以利用剪贴板，也可以用鼠标拖放操作。 剪贴板复制数据与Word中的操作相似，稍有不同的是在源区域执行复制命令后，区域周围会出现闪烁的虚线。只要闪烁的虚线不消失，粘贴可以进行多次，一旦消失，粘贴则无法进行。如果只需粘贴一次，有一种简单的粘贴方法，即在目标区域直接按回车键。 第三节 任务案例 任务四 认 识 数 据 清 单 1.创建数据清单 数据清单即常说的表格，它由一行文字作为区分数据类型的表头标志，在标志下是连续的数据区。数据清单的第1行必须为文本类型，为相应列的名称。用户只要执行了数据库命令，Excel会自动将数据清单认做是一个数据库。数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志是数据库中的字段名，数据清单中的一行则对应数据库中的一条记录。 (1)创建数据清单应遵循的原则 一个数据清单最好占用一个工作表。 数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。 每一列包含相同类型的数据。 将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据记录时可能会被隐藏。 显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行和列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。 使用带格式的列标。在输入列标前，将单元格设置为文本格式。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、填充色等。 使清单独立：在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空行和一个空列。在执行排序、筛选和自动汇总等操作时，这将有利于Excel 2003检测和选定数据清单。 不要在单元格前面或后面输入空格，不然将影响排序和搜索。 第三节 任务案例 任务四 认 识 数 据 清 单 1.创建数据清单 (2)创建数据清单 创建字段名。创建字段名的步骤是：选定某行的第1个单元格并在其中输入文本；在与单元格相邻的右侧单元格中输入其他作为字段名的文字，创建字段名后，即可在各字段名下直接输入数据。 输入数据记录。在输入数据时，除了可以直接在数据清单中输入数据外，还可以使用“记录单”命令来输入或追加数据。 设置数据的有效性。要为数据有效性设置数值和参数，操作步骤如下。 第1步：选定想应用数据有效性的字段所在的列。 第2步：选择“数据”菜单中“有效性”命令。 第3步：在“数据有效性