Excel在财务中的应用( 第二版) 高职高专会计与电算化会计类 张辉 第六章.pptVIP

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尚辅网 尚辅网 第六章 Excel在账簿 中的应用 6.1 日记账和明细账的处理 6.1.1 学习目标 1.熟悉会计账簿的分类和格式 2学会使用日记账 3.熟练掌握IF和VLOOKUP等相关函数在会计账簿中的使用。 6.1.2 工作流程 1.建立日记账 2.登记日记账 3.查询日记账 4.建立明细账 2. 自动生成凭证号数 在财务工作中,登记日记账时需要对每笔经济业务进行编号,以便查找和核对。用Excel进行日记账的登记时,可以利用CONCATENATE()函数,以“月+日+序号”的形式自动生成“凭证号数”。操作步骤如下: (1)选中A:C列并右击,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令,在弹出的对话框中选择“数字”选项卡,选择“文本”选项。 (2)选中D4单元格,单击按钮,打开“粘贴函数”对话框。 (3)在“函数类别”中选择“文本”函数。在“函数名”列表框中选择CONCATENATE()函数。如图6-3所示。 (4)单击“确定”按钮。 (5)在D4中输入公式“=CONCATENATE(A4,B4,C4)”,即在“函数参数”中输入“月,日,序号”等内容。如图6-4所示。 (6)单击“确定”,则凭证号数按照输入的日期和序号自动生成。 (7)选中D4单元格,依次向下“填充”,将公式填充到下面的单元格中。则以后只需输入日期和序号,凭证号数均自动生成。 3. 自动显示账户名称 在登记日记账的过程中,账户名称是一个重要的内容。我们可以用会计专门语言“会计科目”来记录企业发生的各项业务。由于上面我们已经定义了企业的会计科目体系,故在此无需重复输入,可以借助VLOOKUP()函数来自动显示“会计科目”。操作步骤如下: 1)定义单元格区域名称 (1)打开 “会计账簿”工作簿中的“会计科目表”。单击“插入”菜单,选择“名称”下的“定义”命令。 (2)在打开的“定义名称”对话框中的“在当前工作簿中的名称”下输入“会计科目” (3)单击“引用位置”中的折叠按钮。然后切换到“会计科目表”,选中科目范围B4:C81。则“定义名称”对话框中的“引用位置”会随着变动。如图6-5所示。 (4)再次单击“引用位置”中的折叠按钮,回到 如图6-6所示对话框。则“引用位置”已确定。 (5)单击“添加”按钮,则科目范围的名 称定义已经完成。单击“确定”返回 2)自动显示账户名称 完成“科目范围”的定义之后,就可以进行自动显示会计科目的设置了。 (1)选中G4单元格,单击按钮,打开“粘贴函数”对话框。 (2)在“函数类别”中选择“常用函数”中的IF()函数。单击“确定”按钮,弹出“函数参数”对话框。 (3)在Logical_text自变量中输入“F4=”””,在Value_if_true自变量中输入“”””。 (4)将鼠标定位在Value_if_false自变量输入框中,单击“名称框”下拉箭头,选择VLOOKUP()函数。 (5)在VLOOKUP()函数的Lookup_value自变量中输入“F4”。 (6)将光标定位到VLOOKUP()函数的Table_array自变量输入框中,单击“插入”菜单,选择“名称”下的“粘贴”命令。 (7)在弹出的对话框中选择“会计科目”,然后单击“确定”按钮。。 (8)在VLOOKUP()函数的Col_index_num自变量中输入“2”。在Range_lookup自变量中输入“1”。单击 “确定”,完成函数参数设置。 如图6-7所示。 (9)选中G4单元格,依次向下填充,将公式应用 到下面的其他单元格中。 (10)在“科目代码”中输入任意“科目编码”,则在 其后的“账户名称”中自动出现所对应的“会计科 目”的名称 4. 登记日记账 日记账设置完成后,当日常业务发生时,便可据实登记。 1)登记日常业务 2)冻结窗格的使用 (1)选中标题所在行的下一行。单击“窗口”菜单下的“冻结窗格”。这样在上下滚动的过程中标题行始终保持不变。 (2)如果要取消冻结窗格,只需单击“窗口”菜单下的“取消冻结窗格”即可。 3)批注的使用 (1)选中需要添加批注的单元格 (2)单击“插入”菜单下的“批注”,该单元格旁边会出现一个文本框。 (3)在文本框中输入“*******”即可。以后将鼠标指向该单元格时,即可显示批注内容,便于进一步了解更详细的业务内容。 4)日记账的自动保存 (1)单击“工具”菜单下的“选项”,弹出“选项”对话框。 (2)单击“保存”选项卡,根据自己的工作情况调整自动保存时间。 (3)单击“确定”按钮完成设置。 1)按金额查询 (1)单击“借方”处的下拉箭头,选择“自定义”项,弹出“自定义筛选方式”对话框。 (2)单击“显示

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