Module 3 - Teresa 2003.pptVIP

管理技巧培训课程 (单元三) 委派工作的三个阶段 委派工作的重点 尊重下属，态度开放 提供员工学习及发展机会 给予适当指引 取得承诺 容许失败, 引领修正 作出适当回应 聆听的障碍 先入为主 精神不集中 不能领略对方说话的含意 只顾想着自己要说什么 与对方思路不协调 受外界干扰 有效的聆听 多听少讲 适当运用非言语技巧 表达共鸣及身同感受 排除干扰 不要凭预想判断 准备辅助工具 总结对话以确定沟通的重点 避免 弊处 假设性问题 复式问题 听众难于保持中立的思考方向 容易引起误导 听众难于记忆全部问题 导致混淆不清 员工表现低落的征兆 迟到早退或时常请假 拒绝遵从工作指示 工作态度消极,经常抱怨 表现情绪化,孤立离群 工作未能达到工作要求 工作中的激励方法 鼓励自发精神 引入新的工作及挑战 加强工作自主权 培养团队士气 提供培训机会 适当的奖励 鼓励自发精神 尽可能给予下属提供意见的机会 感谢意见，并技巧地处理被拒绝的提议 设下较高的期望，鼓励下属完成目标 当员工出现纪律问题 提供充份资料及数据 要员工承认有纪律的问题 具体解释后果 用沟通技巧（发问及聆听） 协助员工找寻解决方法 要得到员工改善的承诺 执行纪律时必须： 保持客观、冷静 友善及循循善诱以得到信任 不可与其它人诉说员工的不是 必须跟进 如何成为更有效的沟通者 发讯者 了解对方 预先组织你的思想 选择合适的时间及地点 讯息具体及明确，用字要清晰 留意对方反应及身体语言 如何成为更有效的沟通者 收讯者 集中精神, 表现有兴趣 站于发讯者的立场来处理 避免思想被偏见影响 待发讯者完全表达后才作回应 决定讯息的重点 检查你自己的理解程度 马斯罗理论：人生的需求 自我实现 受尊重 归属感 安全感 基本需要 逐步追求 工作中的应用 工作本身安全感 足夠福利保障 安全的工作环境 康乐社交活动 团队气氛 获赞扬良好表现 获更大工作责任 定期的反馈 事业成长机会 超越现有水平 达至更高理想 基本生活条件 足夠休息时间 安全和保障 需求层次论 自我实现 自尊和地位 归属感和社交 基本需要 管理人员之信条 每位管理人员都会面对相同的问题 不要期望在一、两日或星期内可以成为一个全能的管理人员 从错误中学习 每天都学习新事物 不要让友谊影响你的管理职能 以身作则比重复讲解有效 管理人员之信条 准备在极短时间内作许多的决策，但亦尝试搜集最多的资料 你需要对你的下属所做的工作负责任 你作为一位称职的管理人员，必需具有勇气 你的工作是有价值的 * * 课程目的 理解如何有效委派工作 掌握有效沟通的技巧 认识维持纪律的技巧 明白激励对下属的重要性 管理人员的工作 管理人员的责任是要鼓励工作团队内之员工投入工作以完成机构之目标 管理工作 业务操作 分派工作给下属，使其肩负责任去完成特定的工作！ 委派工作 好处 有机会发展员工的潜能 从中发掘员工需要培训的地方 鼓励员工参与，可提高工作士气及信心 减少操作性的工作，腾出时间把管理做得更好 委派者的忧虑 不安全 对下属缺乏信心 怕影响自己的声誉 怕增加工作量 缺乏委派技巧 员工的忧虑 工作量太多 缺乏资料及资源 缺乏自信心 习惯听从上司指示 缺乏推动力或鼓励 委派工作的 三个階段 准备 指引 跟进 第一阶段：事前准备 清楚你下属的能力 分析工作内容及找出重点 组织你的讯息 选择适合的方法及地点 第二阶段：提供指引 解释工作内容及其重要性 询问下属的意见及鼓励发问 确定工作程序，指出重点 作出总结并定下检讨及完成日期 第三阶段：跟进及反馈 厘订工作标准 随时提供协助 检查工作进度 适当的反馈 适当的反馈 反馈的作用 引领下属知道自己的工作表现 帮助下属改善日后的工作表现 反馈必须 明确 清晰 直接 及时 不可委派的工作 为部门定立目标 部门改动 关乎机密、保安或政策的事物 组织员工成为有效团队 评核员工工作表现 激励员工及与员工沟通 执行纪律 人际关系问题 检查及分析成果 何谓沟通？ 沟通是两个或以上的人，彼此交换讯息及达致了解的过程。 沟通过程 2. 讯息 (文字或 非文字) 3. 途径 (说话、书写 电子媒介) 4. 接收者 (解码及了解/ 不了解) 5. 讯息回应 6. 途径 1. 发讯者 选择 传递讯息 干扰 发讯者解码 传递讯息 为何沟通失败 发讯者 沟通前没有把讯息组织好 未能吸引到收讯者的注意 采用不适合的沟通方法 在不适合的时间内沟通 没有测试对方是否明白 为何沟通失败(续) 接收者 对讯息不感兴趣 不专心聆听 误会讯息 害怕发问 为何沟通失败(续) 其它原因 身体语言运用不当 不同的(语言)或方言 过长的沟通途径 受干扰 理解不同 偏见 ? dfjojds... 沟通三大技巧 : 聆听 提问 身体语言 良好