标准书号36 37 308 03761 第七章 档案的利用工作.pptVIP

档案管理学简明教程 作者：王立维 第七章 档案的利用工作 第一节 档案利用工作概述 第二节 开展档案利用工作的方式和途径 第三节 开放档案 第一节　档案利用工作概述 一、档案利用工作的意义 （一）档案利用是档案工作的根本目的和中心任务 （二）档案利用工作对整个档案工作的开展有决定性影响 （三）利用工作对整个档案工作有着检验和带动的作用 二、如何做好档案利用工作 （一）明确服务方向，端正服务态度 （二）熟悉档案，了解需要 （三）正确处理利用和保密的关系 （四）加强对档案用户调研工作 第二节　开展档案利用工作的方式和途径 一、开设档案阅览室 在阅览室利用档案有许多优点： 一是便于保护档案材料的物质安全，不仅可避免档案的丢失，而且能减少档案的辗转、磨损，从而使其延长“寿命”； 二是便于及时周转，提高档案利用率； 三是有利于维护党、国家和一个机构内部机密的安全。 做好阅览室工作十分重要，一般应注意以下几点： （１）阅览室的设置需兼顾优质服务和严格管理两个方面。 （２）为维护阅览室秩序和档案的安全，阅览室应建立必要的规章制度。 （３）接待人员需要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。 二、档案外借 档案外借，是指按照一定的制度和手续，将档案携出阅览室阅览、使用。 三、制发档案复制本 根据档案原件制发各种复制本，是档案部门特别是档案馆开展档案利用工作的一种重要方式。 档案复制本，可根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录两种。 制发档案副本提供利用具有较多的优点： 一方面，利用者不用到档案馆（室）就可获得所需要的档案材料，既方便用户，又可在同一时间内满足较多利用者的需要，使档案更充分地发挥作用； 另一方面，有利档案原件的保护和流传。 提供档案复制本的方式也有它的局限性： 第一，利用者查阅档案，总想看到原件，尤其用作凭证时，一般的档案复制本往往不能令人满意。 第二，由于现代复印技术的快速发展，尤其静电复印机的广泛应用，就可能使复制本失控，造成多处多份复制，随意公布档案的事情常有发生，不利于档案的保密和权益的维护。 四、举办档案展览 档案展览的作用突出地表现在两个方面： 第一，可以大力宣传档案和档案工作的重要意义。 第二，可以广泛发挥档案的作用。 五、出具档案证明 档案证明是档案保管单位向申请询问、核查某种事实在所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料。 六、提供咨询服务 这种服务形式是档案人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得有关某一方面档案的线索。 （一）接受咨询问题 （二）查找档案材料 （三）答复咨询问题 （四）建立咨询档案 第三节　开放档案 一、开放档案的涵义 开放档案就是将保密期满和其他可以公开的档案，解除“封闭”，向社会开放，只要履行一般的手续即可通过一定的方式进行利用。 二、开放档案的要求 （一）档案的开放与保密 （二）做好基础工作，为开放档案创造必要条件 各级各类档案馆开放档案应做到以下几点： １．开放利用的档案必须经过系统的整理。 ２．编制提供利用者自行检索的案卷或文件级开放目录。 ３．破损或字迹褪色、扩散的档案，必须经过修复保护。 ４．古老、珍贵和重要的档案，以复制件代替原件提供利用。 ５．设有开放档案阅览室，并配备必要的阅览和复制设备，以及其他必要的利用服务设施。 （三）建立和健全开放档案的规章制度 １．定期审查馆藏档案的密级，确定解密和划分控制使用的范围。 ２．档案馆的寄存档案是否开放和如何开放，必须由寄存者或其合法继承者决定。 ３．使用开放的档案，允许利用者摘抄、复制，也可在研究著述中引用，但不得以任何形式公布，即不得以刊物、广播、展览、宣读等形式向社会公开档案的全部或部分原文。 （四）通过多种形式加强开放档案的利用 各档案馆（室）应该主动地开展档案开放工作，汇编各种档案史料，公布档案，编写与出版开放档案参考资料等等，最大限度地方便利用者，充分发挥档案的社会作用，同时，又有利于档案原件的保护。 * * * * 责任编辑：钟仲南 出版日期：2009年9月 IDPN：308-2009-063 课件章数：11