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韶关学院电子文件归档管理办法 （征求意见稿） 第一章 总 则 第一条 为了加强学校的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保障和开发利用，使电子档案更好地为学校教学、科研, 管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》(中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002)和有关法规、行政规章，结合我院实际情况，特制定本规定。 第二条 本办法规定了学校在各项活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。 第三条 本办法所指的电子文件是指在计算机及网络环境下，学校内部各机构、社会组织和个人在从事教学、科研、党政管理等工作活动中直接形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件记录。 第二章 电子文件管理体制与管理原则 第四条 学校电子文件档案的管理，实行“统一领导、集中管理”原则，学校档案馆对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。学校各部门、直属单位、二级学院应有一名负责人分管本单位的电子文件档案工作，并确定一名兼职档案人员具体负责本单位形成的电子文件的积累、保管和整理工作，列入其岗位职责，并保证必要的工作时间。 第五条 电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。各部门必须定期以光盘方式归档。任何部门或个人不得拒绝归档，更不得将归档电子文件据为己有。 第六条 档案部门要配备与业务部门相互兼容的计算机及软硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案人员应熟练掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。 第三章 归档范围、保管期限 第七条 本单位主要职能活动中产生的电子文件，包括学校各部门、直属单位、二级学院在办公过程中在计算机处理过的，记录和反映部门各项工作情况的各种电子文件，经鉴定为具有重要凭证、依据和参考价值的，应使用只读光盘复制并归档保存。 第八条 电子文件归档范围 一、电子文件性质代码 R—草稿性文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 二、电子文件信息类型 1、字处理文件：指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件等。 2、超文本文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件。 3、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 4、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。 5、影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 6、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 7、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 8、数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 三、电子文件环境类型 1、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及软件的版本等。 2、数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 四、电子文件载体类型 目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型，为保证电子文件安全，推荐采用只读光盘作为电子文件的保存载体。 第九条 归档电子文件的保管期限 电子文件的保管期限，参照《韶关学院档案工作业务建设规范汇编》中各门类档案的纸质档案的有关规定执行。 第四章 电子文件档案兼职管理人员职责 第十条 随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，检查及清除归档电子文件计算机病毒，定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件制作脱机备份，贴上标签，注明形成部门、归档年度、盘号和套别；按附件一格式对电子文件逐件填写《归档电子文件登记表》；对需要永久、长期保存的电子文件，制作纸质版本与电子文件同时归档，即实行电子文件的双套制管理。 第十一条 在每年六月底前将上年度形成的属归档范围的、保存在脱机载体上的电子文件和填写好的《归档电子文件登记表》一式二份向学校档案馆移交。电子文件归档要做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、账目一致、手续完备等。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。 第五章 电子文件的归档方式、要求 第十二条 电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。按我校目前实际情况，现时对电子文件的管理拟采用物理归档方式。 第十三条 归档电子文件应按“件”进