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刍议会计电算化档案管理 　　会计电算化是把以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中，并用电子计算机作为工具替代手工记账、算账、报账等，实现对会计信息的收集、整理、输出、分析、预测、决策等，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。随着社会主义市场经济的发展和计算机技术的普遍应用，会计档案的内容和载体发生了很大变化，会计档案管理面临新技术、新方法的冲击，会计档案实体管理和信息开发等方面部面临新的机遇与挑战。因此，研究会计电算化档案管理，逐步完善会计档案管理方法，具有现实意义。 　　会计电算化档案的特点。会计电算化档案包括存储在计算机中以磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档、会计程序及其会计资料。会计电算化档案相对手工记账的传统会计档案有以下特点： 　　内涵变化。会计档案的内涵由原手工制作的会计凭证、会计账簿和会计报表等传统意义上的纸质档案，变化为由计算机会计系统通过打印机规范打印保存或采用磁盘、光盘等磁介质来保存的档案。 　　查找方便。由于会计电算化系统的信息载体为磁材料，从而实现了由原来档案占用的空间大、保管不易、查找数据较困难，变为档案占用空间小、保管容易、数据查找方便l央速，提高了工作效率。但计算机应用水平不及时提升将影响工作。 　　升级较快。由于会计电算化的软件升级换代较快，在不同的版本下会计数据有可能不同，不能适时对会计软件进行升级，将会造成会计电算化档案不能被调阅。 　　作案隐蔽。事物都是一分为二的，利用计算机作案具有很强的隐蔽性：一是因会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，有可能在技术上对电子数据非法修改而不留痕迹，并难辨别经济业务的原貌；二是因会计数据的高度集中，未经授权的人员也有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁重要的数据。 　　妥善保存。由于会计电算化档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性：一要在形成这些档案时准备双重数据备份，注明形成档案的时间与操作员姓名，存放在两个不同地点；二要注意防潮、防热、防尘、防磁的场所；三要对采用磁性介质保存的档案定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失造成无法挽回的损失；四要针对会计电算化档案和软件版本密切相关的特点，会计电算化档案除保存各版本的备份数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统的版本。 　　杜绝修改。为防止会计电算化档案被修改：一是禁止非用户接触会计档案；二是操作日志应由系统自动进行操作、登记，建立加密的机内操作日志监督系统；三是数据存取权对不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用；四是要做好计算机系统的安全防护，如计算机病毒的防范等。 　　规范管理。规范会计电算化档案管理：首先要选用一套先进的会计电算化档案管理软件，利用它处理方便、快捷、直观的特点，进行财务分析和预测，得出本单位、本部门现在与将来的发展趋势，使决策者在遵循客观规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范；其次要形成一套切实可行的管理制度，包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等内容。 　　全面收集。利用会计电算化档案更好地为社会服务，资料收集要全面。不仅要把在一定时间内(一般是一个会计年度)计算机系统中形成的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上；而且还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型、计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统、数据库系统类型、财务软件的系统名称版本号、财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件相配套的各种说明书及使用手册等材料。 　　人才培养。在严把进人关的基础上，对现有的档案管理人员要采取多种方式进行培训：一是鼓励自学，达到一定的水准给予奖励；二是送出去培训；三是下达会计电算化档案管理的研究课题，从而使档案管理工作与时俱进。