秘书写作 教学配套课件 杨忠慧 主编 第二章 公务文书.pdfVIP

第二章 公务文书 第二章 公务文书 学习目标 能够识记公务文书的一般格式，熟悉常用公务文书的使用，熟练 掌握常见公务文书的格式，能够根据具体的行文需要制作符合文种与 行文方向的公文。 第一节 一般格式 先导任务 小组讨论：从大家常见的文件谈谈你对公文格式有哪些方面的印 象？你对公文的格式有什么样的认知？ 第二章 公务文书 基本知识 一、一般格式 1.眉首 (1)公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的 顺序编号。公文如需标识公文份数序号，即用阿拉伯数码顶格标识在 版心左上角第1行。并不是所有的公文都需要编制份数序号，《国家行 政机关公文处理办法》(简称《办法》)规定带有密级的公文必须编制份 数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数 序号，如国务院文件都编有份数序号。编制公文份数序号用阿拉伯数 码。一般说来，应根据公文的份数来决定所编份数的位数，但至少应 不少于两位阿拉伯数字，即从“01”至“99”。 第二章 公务文书 (2)秘密等级和保密期限 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根 据《办法》的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级 范围的规定分别标明“绝密” 、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家 秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重 要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密” 是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行 政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。 (3) 紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。根据《办法》 规定，紧急公文应当分别标明“特急” 、“急件”。电报的紧急程度分为 “特急” 、“ 紧急” 、“加急” 、“平级”等四种。 第二章 公务文书 (4)发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文 件( 电报)”组成。“函”只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件 ( 电报)”字样；“命令(令)” 、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简 称外，还应加上文种名称。 (5)发文字号 文件拟写发文字号的作用主要为便于文件的管理，以及方 便文件的再查找和引用。发文字号由发文机关代字、年份和序号组 成，一般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行，居中排列。“命 令(令)”的文号标注在命令(令)标识下边缘空2行居中位置；“函”的发文 字号位于武文线下1行右空1字处；电报的发文字号置电报上、下黑色 反线之间右侧。联合行文，只标明主办机关发文字号。 第二章 公务文书 (6)签发人 上报的公文需标注签发人姓名，如联合行文还需标注会签人 姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签 发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒 号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。“会签人”及会签人姓名置于 “签发人”及签发人姓名之下，其标识方法同签发人。 2.主体 (1)标题 公文标题是对公文中心内容的高度概括与提炼，一般是由“发 文机关、事由、文种”三个部分组成，通常称为公文标题“三要素”。如 《国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见》，其中 “ 国务院”是发文机关，“进一步做好退耕还林还草试点工作”是事由， “意见”是文种。 第二章 公务文书 (2)主送机关 主送机关是公文收受、承办的机关。主送机关应当使用全 称、规范化的简称或同类型机关的统称，在标题下一行顶格书写，回 行时仍应顶格书写。上行文的主送机关只能有一个，不要多头主送， 以防责任不明，互相推诿，延误对问题的及时处理；下行文的多个主 送机关按主次顺序排列。同一性质、同一系列的机关单位排列在一 起，不同机关单位名称用顿号隔开，不同性质、不同系列的机关、单 位名称用逗号隔开，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部 委、各直属机构”。 (3)正文 正文是文件的主体部分，用来表述公文的具体内容，体现发文 机关的意图，是公文的核心。正文结构包括开头、主体、结尾三部 分。 第二章 公务文书 (4