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档案学通讯 2002年第 5期 43 企业档案佰息网络化管理的探讨 中国广东国际合作(集团)公司 黄蔓玲 【摘要】计算机 网络技术 的飞速发展要求企业档案信息资源实行网络化管理，也就是企业档案工作者要在转 变观念 的基础上 ，立足现实，总体规划，建立合理 的网络化管理模 式；培养高素质 的管理人 员，制定健全 的制度 ，确 保档案信息安全 。只有实行企业档案信息网络化管理，才能更好地适应新形势的发展 ，为企业创造新优势作 出贡 献 。 【关键词】企业档案信息 网络化管理 随着世界经济全球化 、高科技革命、经济结构调整 档案信息收集的齐全性和时效性。 三大趋势的到来，企业将面临更加激烈的竞争。企业 2、企业档案信息开发和资源共享 要在竞争中创新优势，不仅离不开信息，而且对信息 在 网络环境下，一方面 ，档案工作人员可 以更贴 的利用需求也越来越高。企业档案信息是企业重要的 近企业 的各项工作，对档案利用率、利用效果、效益 信息资源。在这种情况下，如何管理好企业档案信息 等有较全面的了解，并通过用户需求分析，及时、有 资源。充分发挥其职能是我们必须面对的课题。笔者 针对性地开发档案信息；另一方面，人们利用档案信 认为，实行企业档案信息网络化管理，能更好地适应 息可以不受地理位置或时间的制约，档案信息多方利 新形势的发展。为企业增创新优势作出贡献。 用也 成为可能 。由此可见 ，实施档案信息 网络化管 一 、 档案信息网络化管理的意义 理，为企业档案信息开发和资源共享提供 了发展空 在 网络环境下，数字化信息可以通过网络传递， 间。 使档案信息的传递速度大大地提高了。同时，由于网 3、文档一体化管理 络技术和虚拟技术的发展，使虚拟档案信息管理将成 在 网络环境下，文件从一生成起 ，就可 以归档进 为可能。企业档案工作，其活动过程也可以不需要通 入档案信息 网络系统进行利用，文件转化为档案的周 过现场来进行，通过有关数字化的网络就可以完成。 期也大大缩短，使文件工作和档案工作有机地结合起 这就为档案的开放与档案资源的共享创造了良好的条 来，使文档一体化成为可能。 件。具体说来，档案信息网络化管理的意义主要表现 4、企业档案信息管理行为规范化 在 以下几方面 ： 在网络环境下，可以将本企业文档管理的规范和 1、企业档案信息的收集 要求在网络上示范或在网络上生动、形象 、直接地普及 档案信息收集不齐全与滞后问题一直 困扰着企业 档案意识或通过 网络交流意见 、研讨工作 ，及时改进工 档案部 门。在 网络环境下，档案人员可 以通过 网络 ， 作方法等等。这些手段能有效地促使企业档案信息管 及时、全面地收集到企业文件、档案信息。通过和 理行为趋 向规范 。 Internet联网，还 可以从社会 上收集到各种有利于 二、实施企业档案信息网络化管理的必然性和可 本企业发展的信息，更好地满足企业对信息的多方面 行性 需求。由此可见，实施档案信息网络化管理，提高了 1、企业档案信息网络化管理顺应 了当今时代发展 44 档案学通讯 2002年第5期 的潮流 络技术运用于企业档案信息中，通过计算机网络的建