做好电子档案管理,化档案信息化建设.pdfVIP

维普资讯 煤 炭 工 程 2007年第 1O月 做繁堆子档案管罄 _毒 …_一|一 0棼 羹 王英杰，尹小群 (中煤国际工程集团沈阳设计研究院，辽宁沈阳 110015) 摘 要：随着信息技术的不断发展和应用的不断深入，做好电子档案管理工作 日显重要，电 子档案管理系统逐渐成为各行各业信息化建设的重要组成部分。只有利用各种先进的技术手段。 建设档案信息化，档案部门才能成为企业真正的信息中心，从而参与生产、服务生产。文章阐述 了档案信息化建设的意义与主要 内容。 关键词：电子档案管理；信息化建设；步骤 中图分类号：G275 文献标识码 ：B 文章编号：1671—0959(2007)S0-0104-02 电子档案管理这一概念来 自于西方。在我国的应用始 与生产、服务生产。 于20世纪9o年代初 ，当时主要应用的是以目录管理为主 加强电子档案管理，建设档案信息化 ，首先实现了档 要特征的第一代档案管理软件。到1998年，出现了以清华 案管理从收集到管理和利用的 自动化，提高 了工作效率 ； 紫光、超星等为代表的以电子文件管理为主要特征的第二 其次在使用电子档案管理系统 的过程中，对档案管理的各 代档案管理软件。近几年，随着信息技术的不断发展和应 个环节必须加以规范，从而制订和完善 了电子档案管理制 用的不断深入，电子档案管理系统逐渐成为各行各业信息 度；再次，通过辅助编研等技术手段，对档案数据进行有 化建设的重要组成部分。 效地组织和挖掘，整合企业资源，为建设企业知识管理系 统打下 良好的基础。 1 档案信息化建设的必要性与意义 做好电子档案管理工作，建设档案信息化，从外因看， 2 档案信息化建设的主要内容 首先是建设法制 国家、服务和谐社会的需要。法制国家是 2．1 管理流程再造 一 个契约型社会 ，凡事必讲证据、讲依据 ，而只有档案能 要实现电子档案的规范化管理，使电子文件 的归档和 够提供具有唯一法律效力的凭证，因此为了满足社会发展 管理制度化、规范化，必须检查企业现有管理模式与规范 的需要，重视档案管理工作、提高档案利用效率是必然的 化管理的差距。电子档案管理规范化涉及方方面面，但必 趋势。其次是各行各业信息化建设的需要。信息化建设的 须解决三个主要问题： 各种应用产生了大量的电子文件，例如设计院应用PDM系 1)归档范围。明确各个部门档案归档的内容和归档范 统和专业设计系统、制造业应用 OA、ERP、CAPP等系统 围，确定各类档案的归档介质、份数，以及在电子档案管 都会产生大量的电子文件 ，这些电子文件是有别于传统纸 理系统中的管理模式。 介质档案的新的档案类型，如何将这些应用成果进行有效 地归档、管理和利用，是摆在企业管理者面前的一个紧迫 2)归档流程及方式。对各种应用系统(如OA、PDM)、 的问题。 各种设计系统中产生的电子文件信息和属性信息