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浅谈企业档案的开发与利用 盛梅 保定石油化工厂 河北省保定市 071059 摘要：企业档案的开发与利用过去在计划经济下，国有企业不太重视档案利用，随着市场经济的到来，在建设现代企业过程中，充分利用档案已成为现代企业管理中不可缺少的手段。为适应市场经济，企业档案工作重心从档案基础业务管理转移到开发利用工作上。只有把档案信息开发出来。提供广泛利用，档案潜在价值才能变为利用价值，在各项工作中发挥其应有作用。 关键词：档案 开发 利用 档案信息的开发利用是档案管理工作的根本目的。档案如何为企业提供有效服务，从而产生巨大的社会效益和经济效益。集中体现在档案信息资源开发利用的水平效果上。为此我根据实践工作中的体会，结合我厂对档案信息开发利用工作谈一些粗浅认识。 档案的利用是档案管理工作的重中之重 档案的利用为企业经济建设发挥作用：当初我厂建设45万吨/年常减压工程时，为了保证工程进度，技术人员、操作人员熟悉工艺流程、设备平面布置及相关电器、仪表的安装情况，尽早投入试车前的准备，我们主动利用现存科技档案，描图、晒图、复印等。用自己的辛勤劳动，满足整个工程试运期对科技档案的需要。这次工作完成的及时、圆满得到厂领导的好评。每年检修期间各设备的保养、维护、维修所需的档案，我们都能及时提供。这样无形中为企业创造了一笔宝贵资源，为经济建设发挥重要作用。 档案的利用为企业挽回经济损失：会计档案是提供利用次数较多的档案，其历史凭证作用显得更加明显。无论是在经济合同纠纷、工商、税务检查、财务年度报告，还是各种资产评估、清产核资利用方面。我们对利用会计档案的人员不管要查找资金数量的多少，我们都耐心为其查找，清欠款达几百万元，为企业挽回经济损失。在我厂的清产核资时需要查找大量经济指标、数字，我们都能及时提供，为清产核资大开方便之门。 档案的利用为企业土地确权提供依据：我厂自建厂以来，购租地总计36次。我们根据现有档案，制定分块、分期、分批进行核查的工作步骤，逐一进行核对，完善征地手续，为土地确权提供大量可依据的凭证。在集团公司审计部开展土地资产审计调查时，我们提供准确数据为我厂加强土地资产管理起到较大促进作用。同时按新确认的土地面积缴纳土地使用税，为企业减亏起到巨大作用。 档案的利用为企业营销做贡献：在我厂各种项目招、投标，产品销售时我们提供本单位的各类资格证书等信用档案。为我厂提高销售业绩做出贡献。 档案的利用为企业科研技改创效益：我厂的液化气站改造是依托旧装置挖潜增效。在满足工艺要求的前提下，最大限度地利用原有设备，我们提供了原有液化气站的工艺、设备图纸，为液化气站的技改顺利进行提供有力保障。现改造后的液化气站为我厂创造极大经济效益。 档案的利用为企业稳定发展起作用：由于我厂的一些特殊工种可提前5年退休，这对下岗职工无疑是个好消息，我们为其提供可靠证明，保证顺利办理提前退休。为我厂的稳定发展做出贡献。 总之，我厂档案利用工作的实例举不胜举，只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。过去单位的领导，对档案工作也是不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态，单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实以上无数事例证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用，一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。利用工作也是提高档案声誉和地位的途径，做好档案利用工作是档案工作者义不容辞的光荣职责，是创新档案工作的一个重要方面，档案部门要把档案开发利用放在重要位置上，充分利用档案馆藏，根据不同需求，按专业，专题系统地提供档案优质服务。最大限度地挖掘档案资源潜能，为企业赢得更多更好的发展机遇。 积极开展档案编研工作 档案编研主要是以档案文件为主要物质对象，对档案文件的内容进行研究和加工整理，满足使用者对档案信息的利用需求。档案管理人员必须了解信息社会动向和需求，结合馆藏实际，有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料，提供社会利用。档案编研是档案为生产经营决策工作服务的一个重要方面，是创新档案工作的内容之一，围绕企业工作重点，积极开展档案编研是经济体制转换，实行现代企业制度过程中，企业发展的客观要求。档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在编研专题信息方面：开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维护合法权益服务；我们档案管理人员利用档案资料先后编写《石化厂技改技措汇编》、《石化厂组织沿革》、《石化厂大事记》、《石化厂光荣册》等为企业领导和技术人员的决策和参考起到积极作用。 三、更好的提供档案的利用的几点建议： 1、计算机管理档案提高档案的利用率 建立档案馆（室）