高校外事信息服务和管理平台建设的总体结构研究.pdfVIP

·窆J钆遗L求工业工程版2005年10月高校外事信息服务与管理平台建设的总体结构研究 高校外事信息服务与管理平台建设的总体结构研究 韦健 (北京理工大学管理与经济学院，北京100081) 摘要：随着高校对外交流的进一步扩大和深入，高校外事部门原有的工作方式以及早期各部门自 建的系统，已无法满足高校外事发展的需要。为了解决上速问题、提高办事效率．本文通过对高校 外事管理机构和外事事务的分析。提出了从外事数据规划、外事管理与业务应甩系统、外事信息门 户建设、基础设施建设四个方面构建外事信息平台的方法，同时给出了英系统结构。并对建设中的 注意事项进行了总结。 关键词：高校；外事；信息平台；系统结构 一、引言 随着我国对外开放的进一步深入，高校的对外交流与合作也在十分迅速的发展。目前，我校已与多 个国家和地区的近70所高校建立了校际合作关系，与国际上100多家大学或企业开展了广泛的学术交流 与合作。经常聘请外国专家作为我校的兼职教授、顾问教授和名誉教授，每年还邀请美、日、英、德等 国的专家、学者数百人次来校讲学和访问，接待大量的留学生，并且每年还派出大量的教师、学生出国 学习、考察和参加国际学术会议等。 然而，当这些外事交流活动如火如荼进行的时候，为这些外事活动做计划、安排、管理的外事工作 人员却面临着很大的挑战。一方面，要确保各项外事活动安全、顺利、有条不紊的进行；另一方面，随 着近几年学校对外交流地不断深入和扩大，外事事务工作面广，业务繁杂，工作越来越繁重，而外事工 作人员有限，常常出现人少事多的窘境。通过调查和分析，得出了问题出现的根源： (1)数据隔绝、无法实现信息共享。虽然外事各个部门都运行着针对各部门自身的系统，但由于早 期技术条件限制，这些系统互不相关。甚至是异构的计算机应用系统，数据单独存储，形成一个个信息 孤岛，使信息共享困难。 (2)没有统一的身份管理与授权机翩。原有独立的应用系统都有各自的一套身份认证和授权机制， 由于业务的不断扩大和开展，有时为了完成一项业务。需要频繁登录不同的业务系统，在不同的业务系 统中来回切换，大大阻碍了办事效率的提高和外事服务的水平，也给系统安全和后续系统的开发带来了 很大的困难。 (3)无法给管理者提供决策支持。由于早期数据少、业务简单，管理者可以凭借简单的报表生成系 统(如：Excel和VB等开发工具自带的报表控件)和其他简单的工具进行决策。然而，随着业务不断扩 大、数据量的增加，对很大一部分事务原有系统显得力不从心，管理者已无法通过它们做出决策，影响 了管理的速度和水平。 (4)支持新增业务的软硬件缺乏。新业务的开展了，然而没有该业务的相关软硬件．只有考手工进 行操作和管理。容易造成差错，且效率低。 因此，根据当前我校国际交流与合作业务发展的需要，急需建设外事信息平台。应用现代信息科技 和管理方法，提高我校外事管理和各项业务工作的效率与水平，缓解我校外事工作人员少而外事业务增 长迅速的矛盾，为扩大我校国际交流与合作做出贡献。 ·163· 国钆杖采 工业．工程殷2005年10月 高校外事信息服务与管理平台建设的总体结构研究 外事信惠平台建设主要内容 根据高校外事活动、外事管理的特点和外事信息平台建设的目标，把外事信息平台的总体结构建设 分为四个部分：外事数据规划、外事管理与业务应用系统、外事信息门户建设、外事信息平台的基础设 施建设。 1．外事数据规划 对现存的数据环境进行改造，克服分散开发所存在的问题，提高科学管理水平，就需要进行数据规 Martin) 划，从而建立稳定的数据模型，在此基础上做出长远信息系统建设的规划。詹姆斯·马丁(James 在20世纪80年代扭提出了信息工程的概念，并把“数据稳定性”作为信息工程的重要愿理。他认为： 在数据处理过程中， “数据类和数据之问的内在联系时相对稳定的，而数据的处理过程和步骤则是经常 变化的，数据位于数据处理的中心”fll。因此，数据规划的任务就