2、归档电子文件整理及移交工作要求.docVIP

附件2： 归档电子文件整理及移交工作要求 一、整理及移交工作依据（可从网上下载） 《电子文件归档与管理规范》（国家标准GB/T18894-2002） 《烟台市电子文件归档管理暂行办法》（莱档发[2007]2号文件转发） 二、移交时间：2010年6月底以前，将2008年度归档电子文件送交档案馆管理科。 三、移交内容 1．归档电子文件的光盘。各单位要向市档案馆移交电子文件光盘一式3套，光盘要一盘一盒。 2．检索工具。向档案馆移交检索工具一式2套，A4纸打印，永久和30年分开装订，装订内容及排序：归档文件目录封面+电子文件归档编号代码说明（见附件3）+归档电子文件登记表首页（表A.4）归档电子文件登记表续页A.5） 表A．3 归档电子文件移交、接收检验登记表 单位名称 移交单位： 接收单位： 载体外观检验 ? ? 病毒检验 ? ? 真实性检验 ? ? 完整性检验 ? ? 有效性检验 ? ? 技术方法与相关软件说明 登记表、软件、说明资料检验 ? ? 填表人(签名) 年 月 日 年 月 日 审核人(签名) 年 月 日 年 月 日 单位(印章) 年 月 日 年 月 日 四、光盘中的存储内容（共五项） 1) 电子文件归档编号代码说明(见附件3) 2）表A.4归档电子文件登记表（首页） 3）表A.5归档电子文件登记表(续页)(见下表) 4）机读目录（移交方式） 5）归档电子文件（按要求的目录树结构存放，按电子文件档号“全宗号-保管期限-年度-件号”层层设置目录, 在最低一级目录下将归档电子文件按件存储和命名。详见附件3） 表A．5 归档电子文件登记表（续页）（竖排,每页15行） 文件编号 题 名 形成 时间 文件 稿本 代码 文件 类别 代码 载体编号 保管 期限 备 注 莱政办函[2008]**号 填写完整的文件题名 2008． 08．06 F T 全宗号-YJ-2008 -001 永久 相对应的纸质文件件号，如：001、012或025 等 五、文件扫描时的参数设定 行业标准：《纸质档案数字化技术规范》 DA/T 31-2005 1、扫描色彩模式 扫描的色彩模式通常采用黑白二值。（1）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。（2）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。（3）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。 2、扫描分辨率 纸质文件扫描分辨率一般设定为200dpi。照片档案的扫描分辨率应设定为600dpi。 3、图像处理及存储。对不符合质量要求的图像进行纠偏、去污、图像拼接和裁边等处理，然后存储。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。 六、归档电子文件的光盘标签 同一年度各保管期限文件可存到一个光盘中。归档电子文件光盘上用光盘笔书写载体编号（全宗号-保管期限-年度-盘号）。光盘盒上粘贴标签，标签格式如下： 单 位 莱州市××局 单 位 莱州市××局 载体编号 0032-YJ-2008-001 载体编号 0032-30-2008-001 年 度 2008 年 度 2008 存储件数 56 存储件数 82 文件类别 T、I 文件类别 T 七、移交质量要求 1．纸质、电子文件归档应统一。归档电子文件的归档范围与纸质档案归档范围一致，纸质档案有什么，归档电子文件就应有什么。排序与编号和纸质档案盒内档案顺序与编号应相吻合，便于利用。 2．归档电子文件应做到：真实、完整、齐全、清晰。每份文件应齐全完整，文件页数不缺、不漏。转发文、附件不能遗漏。文件红头必须与纸质档案一样。扫描的文件必须清晰、版面整洁。 3．报表格式统一。党员报表、财会报表、干部报表等超出扫描仪幅面的大表，要用数码相机等进行拍照或利用拼接技术处理，以TIFF或JPG格式存储。 4．会议记录的要求。部门形成的会议记录不多，一年只有一盒或者不满一盒，这样在登记表（A.5）中可只作为一件，录入××单位1-12月份会议记录。在A.5表备注项内填上相应的件号（1-×）如：001—026。如果是两盒或者两盒以上，就应按照月份登记，在备注内填上相应的件号。内容若为手写，要扫描形成电子文档。 5．有请示无批复的文件。事情已办理，但没有批复文件的请示文件，在请示文件的首页请分管领导签批“此事已办理”，并签上领导人的名字。这样的文件扫描制成电子文件。 6．发文草稿不作要求，电子文件只录入正