高效会议与简报技巧.pptVIP

　　　目 錄 会议效率不高 表现在 日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下了六十億日圓成本. 未來三年預計還可省下三百億日圓 所以，有效開會，穩賺不賠！ 精準計算會議成本： 技　巧 技　　巧 技　巧 議 程 設 計 由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。 由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。 由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。 组织落实，成立TEAM组 会务组的分工 谁能胜任会议记录者 ８、谁能胜任会议记录者 反应快 写字快 知识面广 记忆力强 倾听能力强 总结力强 ４．办理会议报批手续 ? ? ? ? ? ? 信 泰 联、精 熙 集 团 ５．发会议通知 　　发会议通知可用书面或电话、电报三种形式　　　通知的内容包括会议名称，会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员携带的材料和个人支付的费用，主办单位、联系人姓名和电话等。 重要的邀请对象应既可表示对受邀请者的尊重 ６．准备会议文件和材料 ７．会场勘察 主持人的准备工作 　 信 泰 联、精 熙 集 团 主持人的准备工作 　 信 泰 联、精 熙 集 团 选择和布置会场 ◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ”字型 ◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式 ◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。 １．热情接待会议成员． ２．搞好签到工作 开会期间的工作 信 泰 联、精 熙 集 团 ３．如何做开场白 ４．传接电话 开会期间的工作 信 泰 联、精 熙 集 团 用3-5分鐘： 內容：開會背景、目的，時間安排 議事方式，紀律規則等 開場舉例說明 近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。 因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。 首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執行方案。 本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大家加油! 如何讓大家願意發言 塑造歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環境。 保持客觀,對事不對人。 不以言立人,不以言廢人。 帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。 主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。 有效傾聽與良好溝通。 如何掌握议事进度 1.语言方式 2.非语言方式 开会期间的工作 信 泰 联、精 熙 集 团 如何处理会议中的冲突 ◆暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。 ◆迁就型。迁就型 一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。 ◆回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。 ◆协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。 ◆妥协型。妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬” 开会期间的工作 信 泰 联、精 熙 集 团 獨占發言——避免冗長的發言,占用大家交流 意見的時間。 火爆浪子——要能容納他人的發言,不可情緒 化與他人發生衝突。 優柔寡斷——要思路清晰,對決議事項要果斷、 明確。 加入衝突——應站在中立的立場來化解衝突。 操控議程——應依照流程引導會議的進行,不可 一人操控整個會議的議程。 主持人的注意事項 　 信 泰 联、精 熙 集 团 达　成　决　议 信 泰 联、精 熙 集 团 權威決策 無異議決策 少數服從多數 共識決策 4种决策 2．少数服从多数决策 优点：它以民主原则为基础允许多数人对问题发表自己的意见,相对迅速和高效做出。 缺点：在小集团内，投票一向促成人们分派。 达　成　决　议 信 泰 联、精 熙 集 团 1．权威决策 优点：决策迅速高效；在急需行 动的情况下最实用； 缺点：支持和执行建议也不易； 权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。 3．共识决策 优点：每个团队成员有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。 缺点：达