商务秘书工作基础内容文案.ppt

商务秘书工作基础 项目一 掌握秘书工作内容 项目目标： 以《商务秘书典型一日》为案例，介绍秘书工作内容，重点培养学生阅读分析、信息收集与处理能力。 项目内容： 阅读《商务秘书典型一日》 搜索毕业生“工作经验” 解读秘书招聘信息 项目导入 一位文秘专业毕业生应聘某公司秘书岗位，面试中学生礼貌地问考官：“请问贵公司秘书的岗位职责有哪些？”主考官面带微笑地说：“这个问题正是我们想问你的。”学生立即意识到犯了大错，迅速改口说：“我是想问贵公司的主要业务是什么？”但为时已晚，面试结果也可想而知。 任务一 阅读《商务秘书典型一日》 任务描述 高职文秘专业毕业生主要去向是各类中小型企业，主要岗位或岗位群包括：文员、秘书、档案员、人事薪酬专员、公关人员、行政助理、经理助理、总经理助理、会计员、营销人员、客户经理、仓储管理员等。阅读《商务秘书典型一日》，思考小许秘书在公司里担当的角色和发挥的作用，并概括秘书的主要工作内容。 任务实施 任务引导 秘书工作“两眼一睁，忙到熄灯”，你能从小许秘书身上体会到吗？ 有人说：“一个公司可以没有副总，但不可以没有秘书。”请谈谈你对秘书工作岗位作用的认识。 秘书工作的内容 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 接待事务（来访接待、安排服务等） 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 写作事务（各种文体的写作） 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 其他任务 新时期的秘书工作 四个转变 四项工作 四项技能 四个转变 　1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策； 　2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 　3.从被动服务转变为主动服务； 　4.从凭老经验办事转变为科学化管理。 四项经常性工作 办文：写文、收文、发文 办会：会前、会中、会后 办事：常规、临时 办商：策划、执行 四项技能 辅助决策技能 处理事务技能 协调关系技能 检查督办技能 任务二 搜索毕业生“工作经验” 任务描述 往届文秘毕业生的求职简历上一般都会有“工作经验”或“工作经历”介绍。上网搜索往届文秘毕业生的求职简历，重点关注他们曾经的“工作经验”或“工作简历”。 任务实施 任务引导 （1）“有问题Google一下”或“有问题问百度”。如今，网络搜索已成为人们学习、生活和工作的重要组成部分。搜索引擎（Google）（Baidu）。 （2）设计关键词，一般情况下两个关键词就够了，关键词与关键词之间以空格隔开。可以先用简单关键词测试，仔细查看搜索结果，从搜索结果页面里寻找更多信息，再设计一个更好的关键词重搜，这样重复几次后，就能设计出很棒的关键词，也就能搜索到满意结果了。 任务三 解读秘书招聘信息 任务描述 利用网络、报纸等媒体收集秘书招聘信息，概括商务秘书的工作职责和基本要求。 任务实施 任务引导 （1）从招聘信息分析秘书岗位的主要职责和基本要求，更有说服力，更有针对性。 （2）要尽可能多地收集可供选择的就业信息。一般来讲，收集就业信息的主要渠道是学校就业指导中心、政府举办的各类人才市场、新闻媒体发布的各类就业信息、各种人才网站等。 （3）要把各种信息按行业、地域、单位等条件分类整理，还要多收集目标单位的有用信息。 什么是“秘书”？ 国际职业秘书组织：秘书是“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。” 前苏联：一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。 《秘书国家职业标准》（2006年版）：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策和实施提供服务的人员。 秘书的涵义 “秘书”概念的发展变化 “秘书”最早出现汉代，最初指物——带有神秘色彩的图书。 东汉后期“秘书”不仅指物，也指机构和人员。 古代秘书工作者——史官、御史大夫、尚书、长史、主簿、幕客、师爷等。 清末 一：“秘书”摆脱了图书的含义，特指从事秘书工作的人或职位。 二：对秘书人员旧式称谓退出了历史舞台，政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均称为“秘书”。 　　　　　　 英文Secretary，保守国家和私人秘密的人。 秘书各种称谓 秘书的类别 初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。一般来说，初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。 中级秘书——