计算机信息技术在办公自动化中的应用.docVIP

计算机信息技术在办公自动化中的应用? ? ? 田国胜??（） 摘要：随着信息技术的发展，信息技术无论是现在还是未来都将是办公技术的重要组成部分。谈到办公室，其实早已经成为社会结构的重要组成部分，自身也是一个小社会，其中产生了办公人文、办公环境、办公生活和办公文化等，文从信息技术的角度浅析办公自动化。关键词：信息技术；办公自动化；；办公技术? 互联网的普及正迅速改变着现代商务及办公模式。据统计，到2010年全球的电脑将普及到30亿台，手机用户将突破40亿人，互联网也在不断地繁殖扩大。2005年电子商务的规模比2004年增长了约40%。而办公技术的日新月异，已经让我们进入了以信息技术为核心、以提高效率和生产为目的的办公自动化时代。信息技术无论是现在还是未来都将是办公技术的重要组成部分　　一、信息技术与办公自动化　　信息技术（Information Technology）是研究信息的获取、传输和处理的技术，由计算机技术、通信技术、微电子技术结合而成，有时也叫做“现代信息技术”。也就是说信息技术延长人的思维器官处理信息和决策的功能，利用计算机进行信息处理，利用现代电子通信技术从事信息采集、存储、加工、以及相关产品制造、技术开发、信息服务的新学科。　　办公自动化（Office Automation，简称OA）是应用计算机技术、通信技术、网络技术以及系统科学和行为科学等多种技术，不断使人们的一部分公务管理活动物化于各种设备中，并由这些设备于办公人员构成服务于各种目标的人机信息处理系统。　　办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术，我国OA经过80年代末至今年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。二、虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。 办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大方便了企业领导的管理和决策。 办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。 办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。办公自动化的几个特点　　发展具有以下几个特点：　　（一）办公的非专业化　　在现在的商务环境下，一般的事务职员也能熟练处理文件，因此办公环境需要设计完善，使普通用户可以通过输入数据和知识，然后制作出能读的文件，可以即时检索，瞬间向全世界传送。虽然出的数据和知识比专家的质量会差，但是数量却远远多于专家。如今发布在互联网上的内容大约有数千亿页，这样庞大的信息可以通过检索高效地选择。　　（二）更灵活的工作流　　电子文件在网络中传输，比起纸质文件的传送效率要高出几个数量级，而且还可以包含文字、像、动画、语音等多种信息，传递的知识更丰富。文件只有在商务传递中才能显现出价值，文件要相互传递和流动，这种文件的流动称为工作流，在所有商务中工作流都是必要的。因为工作流用途不同，所以传送工作的软件的灵活性。　　（三）无限的无线办公场所　　随着Wi-Fi等无线技术的发展，基于网络的通讯方式迅速在工作领域兴起，这些通过手机、笔记本电脑等实现的通讯方式包括电子邮件、即时通讯、视频会议等应用得到了一次技术性的飞跃。封闭办公室的概念已经不复存在，人们可以在大厅、咖啡馆、机场、宾馆甚至于车上随时办公。　　（四）技术革新使围墙消失　　技术上的革新已经把办公室的概念模糊化了。甚至有著名公司认为随着信息技术的发展，咖啡馆是办公产品最具潜力的市场。由于办公室场所分散化，因此办公建筑的设计也将发生变化，许多公司开始在办公建筑内扩