上海大学档案实体分类方案.docVIP

中国科学院半导体研究所 档案实体分类方案 (试行） 为了适应研究所档案工作的发展和数字化管理的需要，实现研究所档案业务建设各个环节的标准化和规范化，充分发挥研究所档案的作用，根据《中国科院共公事务管理标准》和《中国科院档案管理工作标准》，结合研究所的实际情况，制定本方案。 一、分类原则 1、以半导体所1960年正式成立后产生的全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。按中国科学院的统一规定，半导体研究所全宗号为A023。 2、依据研究所管理职能，在充分反映所档案形成的自然规律和内容特点的前提下，确定统一的实体分类方案，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 3、类目设置、档号编制相对稳定，在较长时期内不随意改变。 4、采用多元、灵活的处理方法，在强调大的原则统一的同时，照顾不同类型、规模、层次的特点。根据所档案实际情况和发展水平，在类目设置、序列编排、上架检索等方面给以较多的自由度，留有较大的余地。 二 、体系结构 （一）一级类目的设置 一级类目是研究所档案实体分类的最高层位，根据档案形成的规律特点及其反映的内容性质，结合我所实际，设置十三个一级类目，即文书、科研、涉密（此为科研档案中的涉密档案，为方便保管加以区分）、设备、军工固定资产投资项目、基建、会计、声像、实物、名人、离退人员、去世人员、专利。 （二）二级及以下类目的设置 二级及以下类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。 1、二级类目的设置 文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、专利档案按年度设置。 科研档案、含涉密档案按学科分类号设置。 军工固定资产投资项目档案、基建档案按项目设置。 设备档案按种类（进口、国产）设置。 名人档案、离退人员档案、去世人员档案按人名设置。 2、三级类目的设置 文书档案按问题（机构）设置。 科研档案（含涉密档案）按课题设置。 军工固定资产投资项目档案、基建档案按项目阶段、专业分工或子项工程设置。 设备档案按型号设置。 会计档案、声像档案、实物档案按实体形式设置。 名人档案按文件种类设置。 专利档案按月份设置。 离退人员、去世人员档案按人名代号设置。 3、三级以下类目的设置 文书档案的保管期限设为四级类目，分别为01（永久）、02（30年）、03（10年），其他档案可结合其特点和实际需要增设或减少三级以下类目。档案分类层次不宜过多。 具体设置详见《分类表》。 分类表 一级 类目类目类目类目 文书 WS 年度 问题（） 保管期限 永久 02 30年 03 10年 科研 科研 科研 科研 KY KY KY KY 学科分类号 课题号 代 课题号 （流水代 课题号 （流水代 课题号 （流水代 （流水代种类 02国产 设备名称代 固定 资产 投资 项目 JG 项目代号 01综合管理 02 03声像 04电子 基建 JJ 项目代号 01综合管理 02施工文件 03监理文件 04声像材料 会计 KJ 年度 文件种类 01会计凭证 02会计账簿 03会计报表 04其他 声像 SX 年度 载体形式 种类 03其他类 名人 MR 人名 文件种类 离退 人员 LT 人名 人名代号 去世 人员 QS 人名 人名代号 专利 ZL 年度 月份 （三）类目标识 1、一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“WS”即“WenShu”（文书）的简称。其标识符号如下： 文书档案WS 科研档案KY 涉密档案SM 设备档案SB 军工固定资产投资项目档案JG 基建档案JJ 会计档案KJ 声像档案SX 实物档案SW 名人档案MR 离退人员档案LT 去世人员档案QS 专利档案ZL 2、二级及以下类目通常采用阿拉伯数字01～99或001～999标识。文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、专利档案要将年度号编入类目标识中，名人、离退人员、去世人员档案将人名编入类目标识中。 3、阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号“-”分隔，大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号。“-”数字录入形式为英文半角。 4、标识示意 WS 文书档案（一级类目） WS2013 年度（二级类目） WS2013-01 综合管理类（三级类目） 5、案卷排架 档案按一级类目分别排架，大类之间不得交叉混排。 文书档案按年度、问题（机构）、保管期限排架，即首先按年度分排，在各年度内，再将同一问题（机构）的案卷按永久、定期顺序排列。 科研档案、