高职院校档案数字化管理.pdfVIP

2015年 1月 中 国 管 理 信 息 化 Jan．，2015 第 18卷第 2期 ChinaManagementInformationization Vo1．18．No．2 高职院校档案数字化管理 张秋哲 (廊坊卫生职业学院，河北 廊坊 065001) 【摘 要 】作为数字信息化工程的引领者，高职院校有必要在推进档案信息化建设时，强化档案信息资源的整合力度 ，加强数字化 管理力度 ，并积极探索档案资源的共享途径，以提升对高职院校信息资源的整体利用水平。高职院校档案信息数字化的建设需要 循序渐进 ，在清楚认识每一个环节的基础上 ，才能规划和建设好高职院校档案信息数字化之路 ，为今后更高的发展打下良好的基 础 。 【关键词 】高职院校 ；档案 ；数字化 ；管理 doi：10．39690．issn．1673-．-0194．2015．02．128 【中图分类号]G270．7 [文献标识码 ]A [文章编号]1673．0194(2015)02．0174．Ol 1 高职院校实现档案信息数字化管理现状 当重视起来。最后 ，注意加密工作，特别是要防止泄露、篡改和破坏。 1．1高职院校的档案管理部门缺乏共享与合作意识 2．2选择符合高职院校特点的档案管理软件是数字化管理的关键 目前，很多高职院校的档案管理部门对于档案管理的认知停留 电子文件，是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体。依赖 在完成本部门的档案管理任务上，缺乏与兄弟院校档案部门展开深 计算机系统存取并可在通信网络上传输 的文件。大量的电子文件 入协同与共享合作的意识，影响高职院校之间的信息互交。同时， 产生以后，首先需要解决的问题是软件平台。目前，档案管理 比较 由于档案管理部门长期在传统的档案管理模式中，对传统的档案管 混乱，很多软件的功能单一，跟不上高职院校的发展需要。针对档 理模式产生较强的依赖性，由此导致其对档案管理模式的变革产生 案管理软件种类繁杂的实际，档案工作上水平，高职院校应选择以 抵触情绪。 档案原文扫描为基础的媒体管理软件。 1．2高职院校档案数字化工作中制度建设方面不够完善 2．3 建立高水平高素质的专职档案队伍，增强档案管理的制度建设 目前，很多高职院校的档案数字化管理工作缺乏统一标准规 人在档案信息数字化的过程中是重要的，要做好档案数字化建 范，各个部门之间缺乏沟通，高职院校针对具体的档案管理事务都 设就必须要提高档案工作人员素质以及培养电子环境下_T作意识。 需要独立制定档案管理办法和整理细则，造成高职院校档案的同类 要充分了解电子计算机技术，熟练掌握档案学理论、原则和经过改 管理办法的重复制定。 革的档案管理方法和技术 ，只有这样才能在技术上对档案数字化网 1．3 系统不兼容 络建设提供足够的支撑。档案工作人员要具有高度的责任感和保 办公 自动化系统与档案管理系统不兼容，办公室与档案室在管 密意识 ，具备较强的政治觉悟和良好的职业道德。高职院校档案部 理软件的衔接不到位，对电子文件的归档工作造成很大困扰。 门应当加强对在职人员的培训的工作 ，及时引进双重知识结构复合 1．4 Of~ce软件升级 型人才。第一，进行档案数字化培训和专业的定期考核。应当根 Office软件升级后，由于高职院校科室电脑里安装的Office版 据不同岗位有针对性的进行培训以适应工作需求 ，在进行系统的数 本不统一会出现归档时由于版本不兼容造成 电子文件打不开的问 字化管理培训的过程中更新管理人员的技术知识和提高整体专业 题。 素质。第二，使人员配置机制更加灵活。采用竞争上