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论数字档案室及其发展趋势 上海大学图书情报档案系 王萍 摘要：本文分析了数字档案室产生的背景，探讨了数字档案室的含义、特点、功能和类型 等基本问题，并对数字档案室与传统档案室进行了比较。文章认为数字档案室的发展趋势是 集成式数字档案室的模式，数字档案室的建设前景光明。 关键词：集成数字档案室 一、数字档案室的产生 以信息技术为核心的第三次科技革命爆发以来，人类社会信息化的程度越来越高，出现 了新型的以磁介质为载体，以编码形式存在的电子文件。电子文件的出现，对档案工作提出 了新的要求，是档案事业新发展的机会。作为档案事业管理“金字塔”系统最底层机构的档 案室，是整个档案事业发展的基石，始终担负着本机关档案保管和利用的职能，同时也肩负 党和国家积累档案史料的神圣使命。因此，为了实现档案信息一体化管理和资源共享，数字 档案室的建设是重点。 一 数字档案室出现的背景 20世纪70年代中期，发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响 Automation 。它的基本 的问题，发展起来了一门综合性技术——办公自动化 OA，Office 任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达剑提高 生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。所谓办公自动化，是指通过先进技术的 应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成 办公业务的入机信息系统。由于OA的出现，使得传统的机关事务型办公业务发生了翻天覆 地的变化，机关档案人员开始接触机读文件 档案 。可以说办公自动系统的出现是机关档 案室数字化进程的引领者。 20世纪80年代以后，计算机引起档案人员的注意，开始正式进入档案工作。最开始只 是进行一些档案著录、检索、阅读等辅助性工作，仅仅限于单机操作。到90年代中后期， 以计算机技术，数据存储技术、网络通信技术为核心的信息技术全面渗透到档案学领域，拉 开了档案信息化建设的序幕。档案人员开始关注信息技术所能带给整个档案领域的新面貌。 1998年政府网上工程的实施是一个机会，各机关部门局域网的建设以及网络办公的推J’．， 产生了大量的电子文件，如何对这些电子文件进行整理归档移交，摆在机关档案室面前，促 使人们开始考虑档案室数字化建设。 刚刚迈入新千年，国家档案局颁布《档案事业发展“十五”规划》，要“加快现有档案 的数字化进程，建设完善一批内部局域网，实现馆藏开放档案目录的网上查询和浏览服务”。 相当一部分档案馆尤其是大型综合档案馆和大型企业档案馆开始建起馆内局域网、档案目录 数据库，用户可以通过局域网访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统，其中一小部 分档案馆实现了与互联网的连接。2004年12月，中共中央办公厅和国务院办公厅提出《关 于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，要“加快以传统载体保存的公文、档案、资料 等信息资源的数字化进程”。2005年12月，《档案事业发展“十一五”规划》 称为“金档 工程” 总体目标：“以3127个国家综合档案馆为建设对象，以分布式档案数据库建设为核 心，重点建设涵盖全部馆藏档案的全国性、超大型、分布式、规范式、可共享的档案目录数 据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库”。2011年1月，《档案事业发展“十二五” 规划》提到，“档案信息化工作要贯彻落实国家有关电子文件、数字档案馆建设文件精神， 50 加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设”。国家对数字档案馆建 设的重视和投入都为数字档案室的建设奠定了非常有利的政治基础和经济基础。 2l世纪以来，计算机技术、网络通信技术、高密度存储技术、多媒体技术的高速发展、 以及它们不断的突破和融合，极大地推动了社会信息化进程。在档案信息化建设中，完全可 以不月j化过多的精力在技术担忧上。不论是数据库技术的日益成熟，还是档案管理软件的逐 步升级，或是领导层面越来越重视，都向我们传递了一个信号，数字档案室建设势在必行。 二 数字档案室的涵义 在档案领域的所有概念中，绝大多数概念都没有一个标准的定义，对数字档案室的认识 也同样处于讨论之中。 于亚林认为，“相对于传统的档案手工管理而言，所谓的数字化档案室是以系统论等现 代管理科学为指导，应用现代管理方法和手段，积极采用先进的管理技术与设备，对档案管 理的传统方式和做法进行改革，使档案实现系统化、定量化、信息化、智力化，保护好档案， 迅速、准确地提供档案信息，为社会进步和经济发展服务”Ⅲ。张治认为，“数字化档案室就 是指将档案室保存的各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的档案信息，通过计算机技术 转换为数字化信息进行存贮，并将这些信息通过国际互联网络、系