基于EndNote软件管理实验室电子档案.pdfVIP

! !二塑堕 实 验 室 科 学 第 l7卷 第 3期 2014年6月 CN12—1352／N LAB0RATORY SCIENCE V01．17 No．3 Jun．2014 基于EndNote软件管理实验室电子档案 谭大志 ，于 秀 ，刘雪飞 ，文 颖 1．大连理工大学化学实验中心，辽宁 大连 116023；2．大连市金州区图书馆 ，辽宁 大连 116100 摘 要 ：针对实验室档案管理 的现状进行 了分析，讨论了实验室档案电子化管理的重要性和必要性。参照 《高等学校基础课教学实验室评估标准》的要求，将教学实验室档案分类进行管理。同时用EndNote软件通过 构建数据库的方式管理实验室档案 ，减少了管理档案的工作强度，及时地将档案中包含的信息充分的挖掘出 来 ，为实验室的建设与管理工作提供科学依据。 关键词 ：实验室；档案；管理 中图分类号 ：G271；N7 文献标识码 ：A doi：10．3969／j．issn．1672-4305．2014．03．027 Managelabelectronicarchivesbasedonendnote TAN Da-zhi，YU Xiu ，LIU Xue-fei，WEN Ying 1．ExperimentCenterofChemistry，DalianUniversityofTechnology，Dalian116023；2．Dalian JinzhouLibrary，Dalian116100，China Abstract：Thepaperanalyzesthecurrentsituationofarchivesmanagementinlaboratories，andex- poundstheimportanceandnecessityofelectronicmanagement．Accordingtothe’’evaluationcriteria onteachinglaboratoriesoffundamentalcoursesincollegesanduniversities”，thearchivesshallbedi- videdintodifferentsubgroups．Thesoftware ” Endnote’’enablesUStomanagearchivesbybuilding database．Itcanautomaticallyfindfulltext，updaterecordsandextractusefulinformation．WiththeU— niquefeaturesittakeslesstimeandwork，meanwhileoffersscientificbasisonmaintainingandman— agementofthelaboratory． Keywords：laboratory；archive；management 档案是实验室工作和发展情况的记录，也是教 随着电子科技的不断发展和教育信息化进程的 学评估的基本依据 ¨J，但是实验室档案管理工作 逐步深入，实验室档案信息化变得迫切和 自然。使用 的现状不容乐观。首先实验室档案内容广泛，采集 数码相机和扫描仪等工具，利用摄像和文字识别等功 工作任务较重，有价值的材料难 以收集齐全；档案收 能可以快速地将纸质材料转成图像或电子文本，改变 集工作基本上由教辅人员兼职管理，这些人员对某 过去人工查找、翻阅纸质材料的工作方法；存储介质 些工作内容不熟悉，在整理材料时存在缺、漏的可 的容量不断增大，减少了档案的储存和保管成本；电 能；档案多以实体形式存在，有些图、表仅存一份，残 子文档已成为信息记录的主要载体，各级部门下发的 缺后没有办法进行复原；尽管许多实验室已经利用 文件都可以从网上下载，容易收发和复制，这些使得 计算机进行档案保存，但是仍处于 “文件夹”状态， 实验室档案信息化的工作变得比较容易。然而如何 没有做到资源共享，其他实验人员难 以从中获得准 将数量众多的电子档案统一、有效地管理起来，并方 确、完备的信息，不能很好地发挥档案的应有的价值 便查看和使用，又成为实验管理人员关心的问题。有 和作用。 的高校开发了信息管理或实验开放管理系统，基本能 够解决实验室信息统计工作的需要 ，但是对于电 子化档案的收集和整理还没有好的解决办法。因此 基金项 目：大连理工大学教育教学改革基金项 目“多样化 的考核方法探索与评价机制改革一面向普通 本文介绍了电子化档案管理的一些经验和使用 End- 化学” 项 目编号 ：MS201368 。 Note软件管理实验室信息的办法。 谭大志，等：基于EndNote软件管理实验室电子档案 89 1 实验室档案的分类