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争做合格秘书，提高办公室工作水平 ----朱恩重关于办公室业务培训发言 (2009年7月25日) 办公室的人员都是秘书人员，办公室的工作就是秘书工作，今天主要围绕办公室人员如何争当合格秘书这一主旨，讲三个问题： 第一个问题，总体上介绍一下秘书工作； 第二个问题，讲讲秘书的素质与职业道德； 第三个问题，简要说一下秘书的文字工作。 第一个问题，总体上介绍一下秘书工作 秘 书 一、秘书的定义 　 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。 　　秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。（《秘书学》陈合宜著） 　 秘书是专门从事办公室程序工作，协助领导处理重要行政事务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。（1998.5劳动和社会保障部《秘书职业技能标准》） 　 所谓秘书专业，乃是办公室内特定主管的助手。其任务，是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的工具，从事该主管制定的行政性任务。（１９９８．８　原国际职业秘书协会，现更名为：国际专业行政协会） 二、 秘书的职业特色 与其他职业相比，秘书有着自己的特征: 1.直接性 秘书服务的直接性体现在以下三个方面: 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。 　　2.稳定性 很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。 比如营业员与顾客之间，一次商品交易完成后，其关系就结束了。而秘书与其服务对象之间的关系却有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与领导全面合作，朝夕相处，这就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，往往还有着更深的人情关系。 3.知识化 秘书工作需要为领导的决策和管理起到参谋和助手的作用,还要协调各方关系，使领导的决策得以正确执行。秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。随着秘书工作的进一步完善和规范，对秘书知识化的要求会越来越高. 4.年轻化 从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或独立工作。他们留下的秘书职位又会被更年轻的秘书接替。 客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力的要求都较高，尤其是记忆力、灵敏性、准确性等，这些都是年轻人的优势。因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也比较快。但少数高级秘书、秘书官员或私人秘书除外。 5.女性化 我国就历史状况来说，男性秘书仍占大多数。 近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。 许多心理学家的研究表明:大多数女性乐于做程序性、重复性的工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。 而秘书尤其是初、中级秘书的工作正是这种性质。所以西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。 三、秘书的分类 （一） 秘书的纵向分类 　　高级、中级、初级秘书。 北京秘书界有一种通俗的说法：高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。这形象地反映了人们对秘书人员工作性质和所起作用的层次划分。 （二） 秘书的横向分类 商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书、政务秘书等。企业秘书、文字秘书、机要秘书、值班秘书、生活秘书等。具体如下： 按服务对象划分 1、公务秘书 ①集体秘书。②专职秘书。 2、私人秘书。 按从事行业和职能划分 1、业务秘书。2、一般秘书。3、法律秘书。4、医学秘书。 5、教育秘书。 6、广告秘书。7、工程秘书。8、演艺秘书。 按工作内容划分 1、文字秘书。2、机要秘书。3、信访秘书。4、通讯秘书。 5、事务秘书。6、生活秘书。 按职责范围和工作任务划分 1、高级秘书。2、中级秘书。3、初级秘书。 秘书部门 一、秘书部门 秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，是秘书人员从事秘书工作的地方。