第四章·2组织管理机构.pptVIP

秘书的组织、管理体系 偏重从一个秘书机构管理者的立场来考虑 。 机构，制度 ，方式 第三节 秘书环境 （１）物质环境， （２）精神环境（企业或行政机构，都需要文化理念，企业文化，商标，口号，歌曲，理念，价值观追求……社会和单位内部渲染出一种这样的气氛、环境，深入内心） 布置办公室，主要考虑工作效率，也要考虑健康、心理感受、合理人权、成本等等因素 第四节 秘书机构、职能的组织 1.从属性机关、辅助性机关、综合性机关 2.组合秘书群体、管理秘书活动、综合各种情况、协调各种关系 各级各类秘书机构 一、各级秘书机构 1．中央机关的秘书机构 中共中央、国务院均设办公厅。中共中央不设正副秘书长，但办公厅设正副主任；国务院设正副秘书长，但办公厅不设主任，而由秘书长直接领导。中共中央、国务院所属部委均设办公厅。 * 一、方便工作的流程性运作原则——（总体和室内的系统流程性） 1-1采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干小办公室为优。 1-2工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。 1-3相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。 1-4将通常有许多外宾来访的部门，置于人口处；倘不可能时，亦应规定访客须知，使访客不致干扰其他部门。 二、整齐美观原则——置身其中（包括来访者）的心理感受 2-1采用直线对称的布置，避免不对称，弯曲与成角度的排列。 2-2使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。 2-3使用同一大小的桌子，可增进美观，并促进职员相互平等感。 三、人性关怀原则 3-1自然光应来自桌子左上方或斜后上方。 3-2勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。 3-3常用设备与档案，置于使用者附近。 3-4可能时，应设休息处，作为公余休息、自由交谈及用午膳处所。 3-5供应便利充分的休息室设备。 3-6避免在总办公室相邻之处，设私人办公室，因其易切断总办公室的自然光。 3-7应使工作方便工作者，而非工作者方便工作，并使工作者的移动，减至最小限度。 四、适当干预制约原则 4-1将需要使用嘈杂设备与机器的单位，设于防声之处，以免干扰其他部门。 4-2将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。 以上是两种隐性的干预方式，下面的干预更加主动、显著。 4-3使全体职员的座位面对同一方向，不可面对面。 4-4主管座位应位于部属座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。 五、机动可塑性原则 5-1采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。又采用平滑或不透明玻璃的屏风，可提供良好的光线及通风。 5-2装设充分的地板电源插座，使办公室设备与机器够插用。 5-3应预留充分的空间，以备最大工作负荷的需要。 5-4对未来的变化，应加预测并加防备，使布置易适应变化。 加一条：六、事无巨细，落实实际 避免“办公室综合症” ，加强通风，谨慎使用空调，尽量减少污染源。还可在办公桌附近或临窗处，放置几盆月季、吊兰、天竺葵等能吸收有毒气体的植物，既能净化空气，又美化了环境。 *