写邮件标准化培训(1).ppt

写一份专业的邮件 一封邮件的必要元素 收件人 抄送人：相关需要了解邮件内容的人 邮件主题：帮助收件人一目了然的获悉邮件内容 称呼 邮件内容 发件人签名 附件 收件人与抄送人 所有事情的相关人员都应该收到该邮件； 邮件需要抄送自己的直属主管，和事情的相关下属，保证内部团队的讯息对称； 通常发给客户的邮件，客户是收件人，抄送公司内部人员； 发给公司其他部门的邮件，其他部门人员是收件人，抄送本部门相关人员； 邮件主题 千万不要忘记写邮件主题 一个主题一封邮件，避免对方理解错误 邮件主题 请不要忘记 统一签名 记住！！！ 写完邮件后一定要检查后，再发出！ 是否有主题 收件人，抄送人是否有遗漏 附件是否粘贴，附件是否正确 错别字？拼写错误？ 附件是什么？你想让对方做什么？还是你回复什么任务？是否可以写出来？ 齐头信比较美观 邮件是正式的沟通方式，尽量不要用些小孩子感觉的符号。 对于一些不能够按照之前承诺提供给客户的东西，如果用邮件告知，请务必充分地说明理由，并表示歉意。并在邮件发出后，给予客户电话再次沟通。不要给客户“因为觉得我们食言而生气”的时间和机会。 或者你可以先电话沟通，跟客户解释清楚后，再发书面邮件。说“正如和您电话中沟通的，由于xx原因，我们不能…”。 附件粘贴后，要打开附件查看，避免粘错附件。 注意附件粘贴的位置，不要截断邮件的内容和签名。 对于客户提出的意见要给予反馈和解决，而不是仅仅表示感谢。 要给客户一个时间概念，什么时候我们会提交什么文件。 不同的内容之间，留个空行，不仅美观，也方便阅读。 不要从别的地方直接copy文字，因为大小和字号会不同。麻烦别偷懒！ 邮件的主题不要遗漏。 拼写错误可能会闹笑话。 名字 职位 Neo@Ogilvy Beijing OgilvyOne Worldwide 电话 传真 邮箱 手机 对方称呼。英文第一个字母大写。下面空一到两行。 一段文字中间空一行 礼貌用语。可以是Cheers, Best Regards, Thanks 等。第一个字母大写。 手写签名。可以有你自己的特色。比如简写，中文名等 统一的自动签名 * * 在客户面前，我们是neo服务客户的团队, 是作为一个整体出现。 发送会议记录时，所有参会人员是收件人，未能参会的相关人员是抄送人. If you have any query, pls let me know! If you have any question, don’t hesitated to call me! 如果有任何问题，请随时和我联系！ 再简单的内容，也需要用一句完整的话，以示对对方的礼貌。 称呼需要包括所有收件人。 避免被漏掉的人感觉到被轻视。 对客户最好使用尊称“您”。 多说两句话，“请查收”，“如果有任何事情随时联系我。”等等以示对客户的重视和关心。 确认对方的名字书写正确。 要求对方给予确认，或反馈的，请将对方需要确认和反馈的时间写清楚。 确保内容没有错别字！ 标点符号使用正确！ 大串数字要加千分号，便于一目了然。 不要忘记粘贴附件！ 发出修改的邮件，请在邮件中简述修改过的地方。以便对方很快了解。 收件人称呼和邮件正文之间要留空行。 签名应该不仅是自动签名。 签名与邮件正文间隔不要太大，或者太小。太大太小都会影响美观。 是否可以多说两句？附件的资料内容？转发附件的主要内容？毕竟我们不是邮差，把自己消化过的东西给到对方。体现自己价值的同时，方便对方。 即使内部邮件，也至少需要有FYI. 商业往来邮件，全部齐头就好了。不必按照中文的书面要求，开头空两格。 说句话，说句话，别这么硬邦邦，干巴巴。 给个称呼，即使是内部，即使是你的下属。礼貌些。 想劝说客户，但不要有威胁之意。把两方面的优劣势客观地摆出来，让客户自己评判。 如果你想引导客户，追一个电话，用口头来引导… A.请尽快邮件回复我，广告监测数据是由媒体提供还是由neo提供。 B.有关广告监测数据来源的问题，麻烦您尽快告知。 第一个字母大写。 Hi 后面如果有名字，就不用加逗号。 名称后需要加逗号。 Hi Dear Shanshan, 不要做邮差。根据链接内容给予你的看法和建议。 称呼 文件主题和签名之间要有点距离。 不要忘记签名 称呼和内容之间要留有空间