sc001-004市场招商部文档资料管理暂行办法.docVIP

新希望集团商贸事业部 类 别 市场类 文档资料管理暂行办法 文件编码 NN-DSH-SC-001-004 版 本 Ver.1 密 级 机密 1．目的 为了确保本部门工作的顺利开展和实施，维护文档资料的完整性、安全性，同时又便于文 档资料的及时、准确利用。结合本部门的实际情况，特制定以下文档资料管理暂行办法。 2．适用范围 适用于新希望集团商贸事业部及下属各大商汇实业公司市场招商部借阅文档资料的相关部门和个人，本办法制定后即参照执行。 3．管理部门 市场招商部，为本制度制订、修改及解释部门。 4．文档整理 4．1文档资料主要包括本部门工作相关计划、总结、市场调研工作中形成的各种市场调研方案、市场调硏数据报告、分析报吿、项目定位报告、原始问卷资料、项目相关政策法规信息、招商资料及合同、协议等； 4．2 文档资料由文档管理人员（档管）负责整理、分类，并归档保管； 4．3 当工作告一段落或结束后，有关工作人员及时将相关文档资料初步整理，移交文档专管人员； 4．4 文档管理人员按照《文档分类版本编号制度》，对文档资料整理、分类、编号、装订，并归档； 5．归档保管 5．1 档管人员对归档的文档资料要造册登记，整理、分类、编号、装订成册； 5．2 文档资料不准任意摆放，应分门别类排放于文件柜中，以便于查找； 5．3 档管人员要定期检查，对有问题的要查明原因及时处理，并向领导报告； 5．4 档管人员应熟悉文档管理相关业务，树立保密意识，不得泄露公司相关商业机密； 5．5 非档管人员不得随意打开文件柜； 5．6市场调研原始问卷资料及部分资料，存档一年后可报部门负责人消毁。 6．借阅办法 6．1 文档资料的借阅、利用，需经本部门负责人同意后，由档管人员办理相关登记、借阅手续。 6．2 文档资料按密级度借阅，注明机密的资料仅限相关范围内人员查阅。 6．3 借阅者利用资料的过程中不得对资料进行涂改、剪裁、拆散、勾画、描摹、折叠、毁坏。加机密的资料不得复印，借阅者应自觉维护公司机密，不得将业务机密透露给非公司人员或公司无关人员。 6．4 借阅资料归还时档管人员要认真检查资料是否齐全、完好，同时办理归还手续。档管人员要详细登记，有异常要及时向部门负责人汇报。 文档资料管理暂行办法 第2页 共2页 文档资料管理暂行办法 第1页 共2页