浅谈电子档案和纸质档案的差异.pdfVIP

维普资讯 ~o8(17)总第964觐 睇技术协作信息 图书与档靠管理 浅谈 电子档案和纸质档案的差异 ●孙建华 王香梅 摘 要：电子档案和纸质档案在载体、使用方式、保护保存方面都存在巨大的差异。保护技术电子文件作为档案的新形式，是这个时代的新生事物， 给传统的档案理论带来很大冲击。在实际工作 中，电子档案和纸质档案在栽体、使用方式、保护保存方面都存在 巨大的差异。虽然在一定的条件下(如高 温、高湿、酸、酶、氧化剂等)，它可发生水解和氧化反应，但只要在档案保护过程 中，注意阻断发生两大化学反应所需的条件，就可以使纸质档案的寿命达 到数 百年甚至上千年。 关键词：电子档案；纸质档案；环境影响；保护技术 随着计算机网络的飞速发展，无纸化的现代办公模式 日渐普及。电子文件 纸质档案不同，这些危害一旦造成，几乎是无法挽回的，载体上所记录的信息可 作为档案的新形式，是这个时代的新生事物，给传统的档案理论带来很大冲击。 能会局部甚至全部丢失，当计算机系统无法读出原始信息时，电子档案便失去 在实际工作中，电子档案和纸质档案在载体、使用方式、保护保存方面都存在巨 了保存的价值。对纸质档案，灰尘带来的危害通过修复手段在很大程度上能够 大的差异。 恢复其所记录信息。因此，防止灰尘对 电子档案的危害有着重要的意义，在电子 一 载体差异 ，使两种档案的自然寿命和对环境的要求不同 档案形成和使用过程中，应采取严密的防灰尘措施。 、 传统纸质档案的载体是纸张，其主要成分是一种叫纤维素的物理和化学性 特别要指出的是，对纸质档案影响不大的磁场和机械震动，对 电子档案的 质都 比较稳定的物质。虽然在一定的条件下(如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等)， 磁性载体有致命影响。磁场能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失 它可发生水解和氧化反应 。但只要在档案保护过程中，注意阻断发生两大化学 真或信噪比降低 ，破坏记录信息，影响读出效果。强烈的机械震动也会影响磁性 反应所需的条件 ，就可以使纸质档案的寿命达到数百年甚至上千年 。 载体材料中磁分子的排列次序 ，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要注意 电子档案载体常见的有二大类 ：磁性载体和光盘。磁性载体由聚酯底基、粘 防止外磁场 的影响，应将电子档案放放置在远离强磁场，有抗磁性的框架或金 合剂和磁粉组成。聚酯底基具有易产生静 电而吸附尘埃导致卷 曲、与磁粉脱离、 属盒内，并避免强烈的机械震动。 伸长后不易恢复等缺点。粘合剂起着连接底基和磁粉的作用，它易热胀冷缩、磨 二、信息利用方式的差异，使电子档案需要有与传统档案不同的信息保护 损、脱落、粘 连、生霉等缺点。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录 方法 和再现信息的决定因素，它受外磁场干扰时会发生退磁、消磁，直接影响信息再 纸质档案形成的同时，纸张、字迹材料、字迹三者就永远结合在一起，载体和 现。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基 、记录介质和保护层 记录的信息是不可分的。只要保证纸张和字迹材料的耐久性足够好，以图文记 等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及 录的信息就一直可以被反复查阅；通过控制载体，就能达到控制其中信息的目 一 些在激光热效应作用下易产生物理化学性质变化的材料。这些材料不稳定、 的，档案的保护和保密工作实现起来相对容易。 易氧化、易与酸碱溶液发生反应的特点使电子档案载体的自然寿命一般仅有 5 电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起，档案必须通过计算机才 年～15年 ，最长也不超过 3O年。与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的寿 能识读。一旦技术过时，载体上的信息就会因缺少技术支持而无法读出。就 目前 命要短得多。 来看，计算机更新换代的速度非常快，大多数 电子载体的预期寿命都超过了识 正是由于两种档案的载体材料不同，使环境对它们产生的影响不同。主要 读它的软硬件的技术期限。也就是说，对电子档