巧用Excel进行人事信息管理.pdfVIP

维普资讯 2008年 6月 郧阳师范高等专科学校学报 Jun．2008 第 28卷第 3期 JournalofYunyangTeachersCollege Vo1．28 NO．3 巧用 Excel进行人事信息管理 刘海平 ，周 敏 (郧阳师范高等专科学校，湖北 丹江 口 442700) [摘 ~]Excel电子表格具有很强的统计分析功能，而且易学易用，在对人事信息进行统计方面具有很 强的优势．恰当应用Excel电子表格，可以极大地提高人事信息管理的效率． [关键i~]Excel电子表格；人事；管理 [中图分类号]TP317．3 [文献标识码]A [文章编号]1008--6072(2OO8)O3一OO57一O3 人事信息繁琐而多变，完全靠人工计算十分困难而且 建好了工作表，接下来就可以进行统计分析了．为了 容易发生错误．Office的Excel软件具有强大的统计功能， 让 Excel统计各职称 的人数，必须先将不 同的职称用数字 可以帮助我们进行烦琐的计算．一旦掌握了Excel的使用 代码来表示，比如我们可指定 “1”代表无职称，“2”代表初 方法，人事信息的统计将变得不再令人烦恼，也许还会体 级职称、“3”代表中级职称、“4”代表副高级职称、“5”代表 验到不少 的乐趣．现略举几例 ，以期达到举一反三之效果． 正高级职称．并将代码输入到 H2：H493单元格．Excel现 在将代码视为数值型数据．为了建立频数分布表和条形 1 分析职称和学历结构 图，Excel要对每个职称指定一个上限，我们将代码上限输 入到 I3：17，Excel将对数据值小于或等于每个职称代码的 职称和学历属于定类数据，可直接采用频数统计，既 项 目数据进行记数．这样，计算机就可以统计频数分布了． 简单又实用． 先建一个规范的Excel工作表，把信息输入其中．第 具体方法和步骤是： 一 行为表头，分别是部 门、姓名、性别、年龄 、政治面貌、最 选择 “工具”菜单 “数据分析” 后学历、职级．将信息按部 门、姓名、性别都按升序排列．工 在分析工具 中选择 “直方 图” 作表应当规范，原始 内容必须准确无误，这是 以后所有统 出现对话框后 计工作的基础． 在 “输入区域”键人 12：I493 醚 陵 露 在 “接收区域”方框 内键人 J3：J7， n 泌 性另1年■豉}面辊拳厉 职钮 在 “输出区域”内键人K2 强保卫处 慕患薏 舅 ：48 ：，科 初钮 保卫处 曹东升 舅 48 党员