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总24卷第8期 西南民族大学学报·人文社科版 V01．24No．8 ofSouthwest for Sciences 2003年8月Journal University 关于构建高校档案信息管理系统的思考 丁任妹 (安徽省蚌埠职工大学，安徽蚌埠233000) 摘要：高校档案管理应充分利用当前科技发展资源，实现高校各部门对档案管理软件进行共同操作，并保 持数据的一致性、完整性和时效性，使规范的管理通过网络深入到档案的业务和管理流程。 关键词：档案；信息管理；网络；高校 中图分类号：G271 文献标识码：A 度得到开发利用；档案信息管理系统还能担负起人 一、构建档案信息综合网络系统的必要性 工管理所无法完成和办到的工作，使开放的多功能 1、机构改革后档案管理整体化的需要 信息交流发展成为现实，进而实现档案工作信息活 由于高校机构改革中不同地域的几所学校合并 化，拓展服务功能，实现查档手段的先进、方便， 及校内部门的调整，造成档案管理的运作方式不灵 实现档案管理水平创优目标。 活，工作方式分散的状况，致使数据采集不全面， 3、保证档案数据资料安全性的需要 重复劳动较多，十分繁琐不便，一定程度上冲击了 高校校园网的开通及应用无疑对高校管理有极 深层次的高校机构改革效应。因此，作为高校运作 大的促进作用，并为各类信息的搜寻提供了方便。 的核心环节——高校档案信息整体化管理无疑被提 但在校园网上申请一般形式上网的情况下，只要熟 到一个迫切需要解决的议程上。要使整个档案工作 悉计算机应用的状况，任何人都可以不经过密码直 形成向心力，凝聚力，日常管理工作得到归拢、合 接进入系统，查阅和修改数据，这势必影响档案数 并，减少分散方式管理，就有必要建立档案管理局 据资料的安全。档案信息管理局域网的建立有效地 域网络系统。实践证明，高校档案信息只有依托网 解决了这种情况的发生。网络可明确用户的使用权 络系统，充分利用当今最新科技发展资源，才能实 限，防止非法用户。 现高校各部门对档案管理软件进行共同操作，信息 4、实现领导利用档案信息进行决策的需要 资源的共享，并且保持数据的一致性、完整性和时 管理需要信息如同生产需要原料一样，高校领 效性，才能使规范的管理通过网络深入到档案的业 导为正确贯彻实施党和国家的教育方针，顺利地组 务和管理流程，理顺工作关系，提高工作效率。 织并开展工作，维护正常的教学、科研、工作秩 2、进一步提高档案管理工作服务质量，实现 序，及时纠正和合理调整工作中出现的偏差，就要 管理水平创优目标的需要。 掌握足够的、准确的档案信息作为决策依据。档案 当前，大多数高校的档案馆(室)服务工作一 局域网的建立，将实现档案信息适时更新，信息资 直停留在传统手工式保管型的管理模式上，例如利 源共享，快速解决档案信息的处理和传输，使得校 用者调阅档案资料时，只有到档案室，并且要翻阅 领导及系、部、处领导可随时查阅和掌握高校工作 大量的卡片、案卷目录、卷内目录，加之计算机用 情况，动态，有助于为学校各项工作的决策提供全 于服务管理的功能滞后，服务质量和工作效率不