文登市城市建设电子档案归档标准.doc

文登市城市建设电子档案归档标准 一、　一般要求 1.　建设档案电子文件归档遵循规范 　《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ T 117-2007 　《电子公文归档管理暂行办法》GB T 18894-2002； 　《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第一部分：电子文件归档与档案管理要求》GB T 17678.1-1999； 　《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第二部分：光盘信息组织结构》GB T 17678.2-1999； 　 其它相关标准。 2.　建设档案电子文件应与纸质文件一并向市城建档案管理处移交归档 　 电子文件不完整，不准确和不一致的，市城建档案管理处（连同纸质文件）不予接收。 3.　电子档案与纸质档案一致性 具有保存价值的电子文件，必须有相应的纸质文件材料一并归档保存，同一保管单元的电子文件与纸质文件： 内容一致 文件名一致 目录（编排）一致 4.　真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致。 5.　完整性：电子文件的内容、背景信息和元数据等无缺损。 6.　有效性：长期完整显示。 （1）　电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性、易检索性等。 （2）　运用程序版本一致：各电子档案归档单位统一使用“文登市城市建设档案管理信息系统”客户端软件进行档案电子化工作，做到档案数据移交时无缝接轨入库。 7.　安全性： 物理归档。电子文件以数据库文件的形式由“文登市城市建设档案管理信息系统”归档入库的同时，集中下载到质量可靠的、可脱机保存的记录载体上。记录载体：只读光盘CD－R…… 　标题：“建设项目”可用项目简称代替，如：援川建设档案移交目录。 　序号：即建设档案资料形成单位自编的卷序号。如，总共编制了130卷（盒），则最大序号为130。 　案卷标题或文件内容：对应卷内目录中的案卷标题名称。 建议，在“案卷标题或文件内容”栏，先写上专业，该行右侧“数量”填写相应的统计数；下一行才开始该专业单位工程案卷标题或文件内容。 　数量：当同一案卷标题卷文件很多时，盒数会是2、3等数字，此时序号应对应标注。光盘编号，是指标该卷内容刻在第几号光盘内。 05-卷内目录、建设档案文件（文件夹） 在该文件夹下建立“专业”文件夹，在“专业”文件夹下建立“单位工程”文件夹，“单位工程”文件夹下建立“案卷”文件夹。如： 在“02 小区”下建“01 **小区”、“02 **小区”等，　在“01 **道路”下建“001 **路**文件”、“002 **路基表、检查证竣工文件”…“ 060 **道路竣工图”等文件夹。具体要求如下： 　　单位工程（文件夹）命名：序号+单位工程名称。该文件夹下放置该单位工程所有的《卷内目录》电子文件。 《卷内目录》（填写格式见附表5），文件格式为doc或xls。 当单位工程卷内目录很多时，应建立多个文件。用Excel表格制作卷内目录时，每个文件内不宜多于30张表格。 　案卷标题（文件夹）命名：序号+单位工程名称+文件内容，比纸质案卷标题少了项目名称。 　卷内文件（电子文件）命名：序号+文件内容，应与文件纸质文件名称一致。 强调：为了使电子文件在电脑的显示与纸质建设档案文件一致，在编排文件夹或数据库文件时，注意在名称前加上序号。见示意图。 06-程序文件（文件夹） 该文件夹下放置：专用程序、补钉程序，转换程序等非通用程序或软件。 2.　刻盘要求 　选择质量优良的国际名牌光盘 　不许超标定容量刻录 　在容量许可的情况下，一个单体工程的资料不要分刻在两张光盘上。 　每张光盘背面均应按前文要求打印或印贴信息标记。 四、归档时间 　建设档案电子文件应与纸质文件同时归档。 五、归档份数 　一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。 附件：附表1　《建设档案资料电子文件编制完成情况确认单》 附表2　《电子文件软硬件信息表》 附表3　《建设档案电子文件（档案）光盘移交目录》 附表4　《建设项目档案移交目录》 附表5　《卷内目录》 文登市城市建设档案管理处 2011年3月 附表1　 建设档案资料电子文件编制完成情况确认单 ? 检验内容 审核检查要求 监理单位检查 市城建档案管理处检查 1、载体外观、整洁、 包装 无刮痕、变形，整洁，有薄方形透明塑料盒保护。 2、软硬件有效性 抽查每种格式文件，能在相应软件中完整准确显示，功能完整。 3、真实性、完整性 文件内容真实、完整。 4、与纸质文件一致性 抽查卷目和每种格式文件，应与纸质文件一致。 5、有无加密、病毒 文件无加密，无压缩，无病毒/木马。 6、文件格式 通用、专用格式均符合要求，光盘中有说明文件。 7、光盘背