商务信函格式要求.docVIP

①信头The letterhead 信头就是公司专用信纸上印有公司名称、地址与商标的地方。写商务书信时，最好使用这种已经印好信头的公司专用信纸，这样看起来比白纸要专业。请看下面例子： 日期The date 由于商务书信的内容往往是与时间密切相关的信息（例如订单），因此一定要写上写信的日期。日期应该写在信头（公司地址和商标）的下面，把月份用字母写出来，年份也要写完整，比如“November 12，2012”。不要只写数字（11/12/12），也不要用缩写（Nov. 12, 2012）。在美国，日期是按照“月、日、年”的顺序写出来，在其他的英语国家，日期多按照“日、月、年”的顺序写，还有些人觉得“年、月、日”的写法最清楚，但是这种格式并不常见。 1) 美式（月、日、年） 3/15/2012 March 15, 20122) 英式（日、月、年） 15/3/2012 15 March 20123) 按年、月、日 2012/3/15 2012 March 15 经办人The attention line attention 就是“致某人”的意思，表示这封信的指定收件人。可以指定某个特定的人（Attention Dr.Smith），也可以指定某个职位（Attention: Accounts Receivable）。在个人写给个人的商务书信中，经办人不一定要写出来，但是如果是写给公司或部门的信，写上经办人可以增加信件处理的效率。经办人的写法有很多种： 1) 把attention 这个单词完整地打出来： Attention Ms. Jane Harper2) 也可以使用缩写： ATTN: Ms. Jane Harper3) 可以在attention 后面加上冒号： Attention: Ms. Jane Harper4) attention 后面也可以不加冒号： Attention Ms. Jane Harper5) 用大写字母打出 ATTENTION ： ATTENTION: Ms. Jane Harper6) 也可以打出完整的句子： For the attention of Ms. Jane Harper参考文号The reference number 参考文号跟经办人一样，在商务书信中不一定是必须的，不过参考文号有助于追踪订单和其他的通信。机构之间的商务书信里，通常会有一个内部参考文号，可以是以日期的形式（如 111210），也可以是字母和数字的组合，以方便公司找到对应的文件。常见写法有： □ Ref. No. 111210□ File number 111210□ Reference number AR48.□ Please refer to file number 111210（参照 111210 号文件） 不同的公司会有不同的参考文号，因此可以在同一行把双方的参考文号都写出来，并标明“本公司参考文号／贵公司参考文号”，如： □ Our reference 111208/Your reference OS 234 如果没有参考文号，最好能够提一下之前的通信记录，如： □ Regarding your letter of November 12（您11 月12 日的来函）□ In reference to your request of October 3rd, 2010（您2010 年10 月3 日的请求） 称谓 The salutation 称谓就是你称呼收件人的方式，称呼包含三个部分： ??? 收件人的头衔1) 务必把收件人的头衔写对。2) 不同的专业有不同的头衔，医生和博士的头衔是 Dr. ；大学教授可能是 Dr.（博士），也有可能是 Professor（教授）。法官、政府官员和高级职员的头衔一定要先查清楚。3) 写信给不具医师、博士或教授头衔的女士时，要用 Ms.（女士），除非对方明确要求你使用 Mrs.（夫人）或 Miss（小姐）。 ??? 收件人的姓名1) 除非你跟对方已经熟到只互称名字的地步，否则就以“头衔＋姓”的方式称呼对方，如“Dear Dr. Howard”。2) 如果你不知道对方的姓名，但是知道对方的性别，那你就可以写“Dear Sir”或“Dear Madam”。3) 如果你连对方的性别也不知道，那就写“Ladies and Gentlemen”或“Dear Sir or Madam”。4) 如果跟对方很熟识，可以直接写对方的名字，例如“Dear Jessica”5) 记得不要把姓跟名都写出来（例如“Dear Ann Jenkins”），没有头衔尤其要避免这种做法。 ??? 标点符号1) 最常见的就是在称位后面加一个冒号，例如“Dear Ms. White: