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吉林大学产品生产与科技开发类档案立卷工作规范 为了提高我校产品生产与科技开发类档案（以下简称产品档案）工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学校和社会服务，并为考核产品档案工作提供依据，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。 产品生产与科技开发档案工作的基本原则 1.1 学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品生产与科技开发档案。 1.2 产品档案必须实行集中统一管理的原则，便于开发利用，确保产品档案的完整、准确、系统和安全。 1.3 产品档案工作是办好校办工厂和实体的重要基础工作之一，也是衡量校办工厂和实体管理水平重要标准之一，必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时，同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。 1.4 实现产品档案的科学管理，逐步采用先进管理手段，大力开发档案信息资源，为学校工作和经济建设服务。 1.5 把产品档案工作列入学校发展计划，配备必需的设备和人员，拨给一定的经费。 2．产品生产与科技开发档案归档范围的确定 2.1 确定的原则 2.1.1 归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.1.2 归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。 2.1.3 归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循自然形成规律。保持其有机联系，必须与实物一致并且有成套性。 2.2 归档的主要内容和重点 2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体见附件一和参考《工业企业档案分类试行规则》。 2.2.2 归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料，业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。 2.3 不归档的文件材料 2.3.1 未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额； 2.3.2 重份文件和重份图纸； 2.3.3 无查考利用价值的事务性临时性文件； 2.3.4 未定稿的计划、制度； 2.3.5 未生效的合同、协议书。 以上不归档材料，如认为必要，也可自行作资料暂存。 4.产品生产与科技开发文件材料的部门立卷与预立卷制度 3.1 部门立卷 3.1.1 依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。 3.1.2学校档案馆依法对产品生产与科技开发管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。 3.1.3 网上著录是产品生产与科技开发管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见《吉林大学网上著录工作规范》。 3.2 预立卷 3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。 3.2.2产品生产与科技开发管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。 5.产品生产与科技开发文件材料的归档流程 4.1 形成积累 4.1.1 产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务，并指定专人负责整个过程（从设计到销售）中文件材料的形成积累工作。 4.1.2 工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。 4.1.3 档案部门应深入工厂、公司，了解各部门文件材料的形成情况。督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。 4.1.4 归档的材料必须字迹工整、图象清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续完备。 4.1.5 归档材料一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、底图应各存一份。 4.2 整理组卷 4.2.1 产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性文件材料整理成卷后，向档案馆移交。 4.2.2 根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律，保持有机联系和便于利用查考