浅论设计档案电子文件管理.pdfVIP

全国新千年档案学理论研讨会论文集 浅论设计档案的电子文件管理 余永妹杜艳秀 陈秀敏 一、CAD图档管理准备工作 (一)硬件上 配置两台奔月2000／266计算机，专用于电子文件存档，扩 充两个8．4G大硬盘，一个用于安装系统，存储电子图形文件， 另一个作为备份盘，防止文件丢失。 (二)软件上 开发适应本院应用的《Q如图档综合管理系统，确定CAD word，实现电子文件集中管理、网上全息检索、图纸重复利用 和文件任意排序等功能。 (三)管理上 由院总工办牵头组织，会同档案室、计算机室研究制定了 《Q如图档管理规定、《CAD图档录入操作规程、《a如图档 文件命名规则，规范电子文件的存档。 二、CAD图档管理具体实施方法 《cAD工程图档综合管理系统实现了网上电子文件存档。 首先，设计人员完成项目设计进行存档时，要求底图与电子文件 同时存档，每张图作为一个电子文件，文件名按命名规则与图纸 档案号相一致，并将电子文件存放在指定的目录下。然后，档案 管理人员从网上寻找存档电子文件，检查无误后复制到本地机， 运行《a如图档综合管理系统，将存档电子文件转入CAD图 档管理系统，按底图逐张录入相应信息，并浏览图形全貌与底图 334 电子文件的管理与利用 进行核对，这样就完成了CAD电子文件存档工作。 另外，由于CAD文件出图时要求尽量拼接以节省纸张，而 电子文件存档又要求每张图作为一个文件，这样设计人员在后期 存档时发生因把文件逐张分开，致使文件容量过大的情况。如一 张3#图纸有时却占十几兆字节，这就需重新压缩电子文件，保 证一张1#图在500KB左右，节省硬盘空间。 三、CAD图档管理特点 (一)电子文件集中、有效管理 我院计算机绘图率达95％以上，实施CAD图档综合管理 后，原来散落在设计人手中的电子文件随底图一同存档，集中管 理。CAD图档管理系统对设计文件的生成、归档、检索、浏览、 编辑、管理、输出、维护等过程进行了全面管理，并满足设计人 员生成的CAD图档的存储、查询、浏览和重复利用的要求，同 时满足存档管理的要求。 (二)网上全息检索 计算机网络技术的发展和应用使设计人员直接在本工作区运 行CAD图档管理系统，通过组合条件查询、模糊查询等多元化 查询方式查到所需的图纸，对符合条件的记录系统提供一个导航 窗口进行显示，并通过浏览窗口对图形进行放大、缩小、旋转和 局部放大等操作，从而查看图纸全貌，这样用户足不出户就可查 看所需图纸详细情况，提高了工作效率几十倍。 (三)提供高层次的利用，提高设计效率 、 同纸质档案相比，电子档案有个显著特点：内容与载体分 离。人们可根据需要，得心应手地对电子档案中的信息进行修 改，高层次地灵活利用，从而节省设计人员出图时间，提高工作 效率；同时这也是档案人员开发信息资源的一种有效途径和手 段。 335 全国新千年档案学理论研讨会论文集 的方案设计，反复论证和各级审核，先确定了两个定型。随着油 田全面施工，一些小区提出了更合理要求，加上后来的85型、 90型住宅都是在此基础上，通过调用电子文件进行局部修改， 不再重复画图，使原本一个月的设计，利用电子档案2—3天就 可完成，保证了施工进度。 (四)任意排序 由设计人员生成的CAD图形文件通过计算机图档管理系统 进行有效的集中管理后，用户即可根据自己单位的实际需要自由 地定义档案分类方法和管理模式，对档案进行分类管理，如可按 项目名称一项目号、图纸名称一档案号、设计人、专业、存档日 期及扩展名等几种不同的分类方法进行管理。 (五)缓解库房压力 纸质档案占用大量库房面积，并每年以10％速度递增， 1995年投资30万元购置的密集架只能满足三年的存放，档案存 放问题日益突出。CAD电子文件存档图纸以计算机文件的形式 存储，与传统的纸质档案相比具有容量大、体积小等特点，缓解 了库房压力。 (六)提高档案保管质量和出图