记录和凭证的管理规定.docVIP

贵州省祝仁堂大药房连锁有限公司GSP管理文件 文件名称 记录和凭证的管理规定 文件编号 GZZRT-ZGZD-019-2014 文件类型 管理制度 起草部门 质管部 审核人 批准人 编制日期 审核日期 批准日期 颁发部门 综合办公室 执行日期 发放部门 质管部、采购部、销售部、仓储部、财务部 修订说明 新建文件 一 、目的： 提供符合要求的质量管理体系有效运行的证据， 保证质量管理工作的真实性、规范性、可追溯性，有效控制质量记录和凭证。 二、 依据：《药品经营质量管理规范》及实施细则。 三、适用范围：适用于本公司质量管理体系记录及凭证的管理工作。 四、内容： （一）质理管理科为质量记录和凭证的管理部门。 1、负责组织质量及凭证的起草、审核，统一编号、 修定及所使用质量记录、凭证式样的存档等工作， 编制本企业质量记录和凭证目录，并报主管质量的经理审批。 2、负责对其他部门质量记录及凭证的使用和管理进行指导、 监督、检查和评估。 3、负责质量管理体系内部评审、 质量方针与目标考核和进货情况质量评审等记录的管理。 4、负责本部门质量记录和凭证的管理，确保达到符合性、 全面性真实性的要求。 （二）、除质量管理部门外， 其他部门的部门负责人负责本部门质量管理活动所需质量记录和凭证的设计，编制本部门质量记录和凭证目录、并报质量 管理部门审核。 （三）、质量记录、凭证及其保存形式。 1、质量记录可以表格、台帐、磁盘、 光盘等形式记录和保存。 2、 凭证应以票据形式记录和保存。 （四）、 质量记录的标识及存档。 1、各种质量记录的原始资料应由该质量记录的使用部门负责按规定年限保存。 2、装订的封面应标明质量记录的名称、编号、 时间范围和保存期限。 3、属保密和受控的质量记录应在装定封面注明“保密”或 “受控”标识。 （五）、 质量记录的填写 1、质量记录的填写要及时、真实、内容完整（不空格、 不漏项）、字迹清晰、不能随意涂改， 没有发生的项目记“无”或 “－”，有关记录人员应签全名。 2、 质量记录填写一律使用蓝黑钢笔或签字笔， 不得使用圆珠笔或铅笔等其他书写工具填写。 3、 填写发生错误需更改时，应用“── ”划去原内容，写上更改后的内容，并在更改处由更改人签名（章）， 原内容应清晰可辩。 （六）、质量记录的贮存 1、 各部门质量记录应指定专人统一妥善保管。记录完成后记录人应交给指定保管人员封装、建档。 2、 质量记录应分类贮存，编制目录或索引， 注明编号、内容，便于检索。保管人员每年编制目录一次，并报质量管理科备案。 3 、各类记录应按相关规定保存，到期审请销毁。