医院电子文件管理问题和对策的探讨.pdfVIP

·22· 《中国病案》)2005年第6卷第2期 ·电子病案· 医院电子文件管理问题与对策的探讨 350005福州市福建医科大学附属第一医院钱峰王小菁 350001福州市福建医科大学附属协和医院陈品银 摘要计算机技术和通信技术被广泛地应用到日常工作中，这从根本上改变了传统的文件处理方法，同时，对医院机构内部的文件与病 案管理产生了巨大的冲击，针对电子文件的特点、管理中面临的难题作了认识和探讨，分析了目前电子文件管理现状及电子文件在管理方面所 存在的问题，提出解决这些问题对策的一些想法。 关键词档案学；办公自动化：医院电子文件管理 1电子文件的产生 4电子文件管理中亟需解决的问题 当今人们对客观世界的认识产生飞跃；电子文件 4．1确认电子文件的凭证地位电子文件的许多技术 在这个时代应运而生，它区别于传统的“手工办公环 特点几乎无法固定某些用以鉴辨文件原始性的关键信 境”．实现了医院内部病案部门、人事部门、财会部门、 息(如传统文件载体上的特定的字体、书写材料、签字、 办公室和文件、档案部门之问、和外部机构之间的信息 印章等)。电子文件的修改几乎不留痕迹。这些都使文 及文件无纸化的交换和自动处理．加快了业务处理的 件原始性和凭证性的证明较困难和复杂。 速度，提高了工作的效益，电子文件的管理也就必然将 4．2电子文件的法律效力尚待进一步明确通常文件 成为医院内部信息部门、档案、病案部门、法律部门和 的法律效力都是与其载体相关来确定的，电子文件由 机构关注的焦点。 于没有固定的载体。制定相应的法律认定条文就遇到 2电子文件管理的现状 很大困难。在医院病人信息属于医疗级的保密信息，电 计算机的应用和电子文件的加盟，具有人工无法 子病案还需加密和安全保护功能。需采用数字征书技 比拟的优势，使档案资料管理改革极具迫切性。电子文 术，保证医师签名的合法性。保证权限的医师浏览病历 件提供快捷、简便、灵活的信息服务，满足利用者的一 和增加新的病历资料，防止篡改。这也就是未能及时制 般需求；纸质档案长久保存，以备查考。这就要求我们 定法律相应条文的原因。 对两种载体的档案进行科学的统筹管理，充分发挥各 4．3但现有的电子档案管理人才严重不足，配置不合 自的优势。 理。 目前，医院中使用的电子文件只是纸质文件生成、 5对策 运转过程中产生的一个附属品，没有完全独立存在的 医院电子文件管理中遇到的这些问题，将会在文 能力和价值，尚不能取代纸质文件的存在。但电子文件 件产生，获取、鉴定、保管和归档工作中表现出来： 带给纸质文件的便捷和活力，制发、管理和利用水平无 5．1应提前介入电子文件的运作和管理鉴于电子文 可替代，因此，两种文件并存将长期存在。 件的特点．可以通过编制通用软件包．实现电子文件与 3电子文件的归档 纸质文件的统一管理。在电子文件的形成、积累、归档 3．1电子文件的档案价值目前电子文件尚不能全部 中及时登记设备环境，相关数据等，保证归档质量；生 具有传统的档案价值：电子文件具有客观存在的原始 成电子文件的专用软件必须一同归档；对已归档的文 性，但没有正式的公文的签章；图像文件虽保持了原件 件，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的 的全部信息，但作为复制品，没有完全得到社会和法律 原始性、真实性和完整性；应与相同内容的纸质文件或 的认可，但其具有同等的知识性和优越的信息性，是最 硬拷贝一同归档：确保完整性和有效性，定期按档案管 具生命力的新型文件，归档电子文件具有相对的唯一