前言-时间管理的重要性.docVIP

一、前言－時間管理的重要性 時間的重要性，是現今忙碌的社會中，人人都知道的，然而，它卻很難掌控、駕馭，有人甚而不知該如何運用它。隨著高科技時代的來臨，許多事情似乎有著精密機械的協助，理所當然的時間應該是充足的，疏不知隨著時代的進步，完成一件事情的困難度也隨之增加，在商業社會中，時間的運用是錙銖必較，不管是哪個領域，最令人頭痛就是時間不足的困擾。 時間到底是什麼呢？遠古至今，人們總是談論著它，在人類智慧的累積下，終於發明了時鐘來感受它，實質上我們似乎控制它了，實際卻不然，它總是偷偷在我們的手中溜走，當我們驚覺時，只徒留滿腔的後悔與悔恨，它能吞噬所有的卑小之物，卻也能賦予生命的壯大。 對於時間短暫與飛逝的看法，是任何人都有感而發的，也因此，在忙碌的社會中，時間管理的重要，從坊間書籍的陳列，不難看出大家的重視，尤其是在企業界中，為了求取成功，人們知道時間管理的重要性，對於時間的意識感是逐漸增強，甚至不惜研究與精算它，就像義大利經濟學家Vilfredo Pareto運用所謂的八十/二十原則來計算它，迫使人們達到有效的管理；Britton 與Glynn（1989）以心理時間管理系統（mental time management system）為探討時間管理行為的運用。 在忙碌的社會中，想必任何人都有此一段經驗，一天的忙碌下，似乎完成了許多事情，但仔細回想卻又不清楚自己完成了什麼，時間不知被什麼給填滿了，留下的是心中莫名的空虛感，我想這必定是許多人的感受吧！ 為了讓大家能具體的體認時間的重要性，可歸納出時間的幾項特點：時間是不可回溯、無法暫停，不能買賣也無法替代，更缺乏彈性空間，簡而言之，它是一項重要的資源，無法再生，不管貧者、富者都能享用到，卻無法永久抓住它，人們所能做到的─有效的管理它。的確，從許多的格言中：「時間是世間最短缺的資源，除非善加管理，否則一事無成。」(P. Durker,1994)「如果你珍惜你的生命，就應該珍惜你的時間，因為時間是構成生命的原素。」(Franklin)，便能深刻的體認到。 二、時間管理的定義，可粗分為以下幾項： （一）時間管理的意義在於計畫時間、做好確定目標、自我管理的工作，減少浪費時間的因素，使時間經濟效益發揮到最大。(彭錦鵬，1993) （二）要管理時間是不可能的，因為無論如何測量或描述時間，時間總是依據固 定的速率消失。(Taylor) （三）時間管理的正確含意是指面對時間，進行自我管理。(許銘欽，1998) （四）時間管理是在一定的時間內獲得最滿意的工作成果。(井上富雄，1989) 綜其所述，社會工作管理，更是需要利用這些特性，尤其，社工員在組織中的工作量是龐大的，好的時間管理，除了可以有效能的發揮所長外，更節省人力成本，在組織目標的運作上，成效是顯著的，它的優點是大家所認可的，其中歸納的原因可列出以下幾項： (一)有效時間管理可減輕工作壓力：掌握有效的時間管理策略，除了能避免時間截止時所帶來的壓力，能提早完成工作，不造成緊張與不安感。 (二)有效時間管理可思考工作計畫：有效的時間管理，使領導者與成員可獲致充裕的時間回顧與評鑑，進行下一步計畫之安排與思考，探求其改善與努力的方向。 (三)有效時間管理可提高組織效能：有效的時間管理可使領導者與成員在工作時 間內獲致更多的「空白時間」，來從事重要但不緊急的事務，進而提升組織效能。 (四) 有效時間管理可促進目標達成：這是許多領導者最重要的目的，為了讓組織的目標能快速的達成，有效率的完成組織的使命。 只是時間要如何管理呢？它不是難以掌控與捉摸，我們該如何有效率的運用它。以下，我們將介紹時間的管理秘訣；人們對於時間的迷思以及如何克服人們的拖延習性著手，讓大家能不再為時間的流逝困擾。 三、時間管理的迷思 在時間上也常常會出現一些時間迷思。例如： （一）我們的時間永遠不夠用。 （二）授權可以節省時間（所託得人才會有效果）。 （三）在最短的時間還完成工作是最好的時間管理者。 （四）效率取代了效能，只知 do the thing right，而非 do the right thing。 （五）只要去做，就會有績效。 （六）每天累慘才是工作有績效的同義詞。 （七）推遲會提高決策品質與績效。 （八）電話可以是我們節省時間最好的工具。 四、策略性的目標設定 （一）立定標竿、全力以赴：譬如射標，一定要有一個靶，才會射中標的。同樣地，人生若沒有目標，只會任由環境影響，而非自己影響環境。根據耶魯大學研究，只有3% 的學生為自己訂下目標，而其他的學生則沒有。經過長時間的研究指出，當初有訂下目標的3%學生，其成就遠超過其餘97%學生的總和。 （二）一般人不願為自己設定目標的三個原因： （1）恐懼：怕萬一達不到怎麼辦？會有失敗感 （2）無此意願：為何要設定目標，每天過得好好