大型企业推广实施智能文件交换与跟踪系统的探讨.pdfVIP

第 1 期 第 17 卷 石油化工管理干部学院学报 No. 1 Vol. 17 2015 年 3 月 JOURNAL OF SINOPEC MANAGEMENT INSTITUTE Mar. 2015 大型企业推广实施智能文件交换与跟踪系统的探讨 丁琳伟 ( 中国石化集团公司办公厅，北京 100728) [ 摘要 ] 传统机要文件、信函管理存在诸多问题，智能文件交换与跟踪系统具备完善的实用功能，应用与推 广该系统是办公自动化的必然趋势。 [ 关键词 ] 中国石化；办公自动化；智能文件交换与跟踪系统 目前，大型企业推广实施智能文件交换与跟 能共享，只能沿用手工登记的方式重复登记文件 踪系统是办公自动化发展的必然趋势，是对机要 收发内容，形成文件流转的信息孤岛。 文件、信函处理的全新技术的运用，是对传统机 1.2 重复劳动，效率低下 要文件、信函管理的全面改革创新，也是实现机 此前，每天登记接收的各类文件、信件数量 要文件、信函处理过程的安全保证，更是推动实 极大。这些文件主要在各级领导、业务部门之间 现全面管理信息化的关键。中国石化集团公司利 流转传阅办理，每次交接过程都要在收发人员、 用 2008 年办公大楼搬迁时机，实施了智能文件 文件管理人员以及领导秘书之间进行重复性的手 交换与跟踪系统，该系统以全面的实用功能及良 工登记，而登记的内容又都是相同的内容，重复 好的应用效果，大大提高了公文管理的安全性和 性的劳动造成大量人力和时间的浪费。 工作效率。 1.3 暗箱流转，没有跟踪 在文件流转过程中，若要查询文件所处位置， 1 传统管理方式存在的问题 需要从文件流转源头一步一步询问当事人，存在 文件流转过程的暗箱，无法实施实时监控和有效 该系统实施前，集团公司各类文件、信件的 跟踪，无法进行有效管理，特别是对密级文件的 流转、分发主要采用手工登记方式进行，存在以 传阅范围更是无法实时监控和有效跟踪，这对文 下突出问题。 件的安全和保密管理带来很大隐患。 1.1 信息孤岛，没有共享 1.4 难以规范，易出差错 近十年来，随着办公自动化和网络化的不断 人与人交接文件时，有时为加快流转过程， 深入，中央、国家机关和大型央企在文件流转中， 简化登记手续，极易出现差错，特别是错登了秘 先后采用了基于条形码、文件交换箱、数据库技 密文件后，需花费大量时间查找，而查找过程也 术的计算机智能文件交换系统，特别是中办、国 是手工方式，极易造成泄密和文件丢失。 办联合发文也将条码技术应用在文件交换中，下 发的文件都带有包含文件主要信息的条形码。在 没有采用这一系统前，在文件交换中不能共享中 [ 收稿日期 ] 2014-11-23。 办、国办及各部委、军队系统等文件的主要信息； [ 作者简介 ] 丁琳伟（1963—），河北唐山人。毕业于中央党校经济 管理专业，政工师，中国石化集团公司办公厅主管。电子邮箱： 另一方面，发出文件的主要信息与其他单位也不 dinglw@