煤炭建设项目文件收集整理办法.pptVIP

七、项目档案的整理 七、项目档案的整理 （一）项目档案的整理 （二）项目档案的移交 （一）项目档案的整理 建设单位负责全部项目档案的汇总。 （二）项目档案的移交 要按要求办理移交手续 移交的内容： 整理好的项目档案； 案卷目录、全引目录； 项目档案的整理说明。 八、项目档案（文件）的安全保管工作 八、项目档案（文件）的安全保管工作 （一）保管的基本任务 （二）保管的设施与设备 （三）保管的措施 （四）加强日常管理 （一）保管的基本任务 一是维护档案（文件）的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序； 二是保护档案（文件）的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害； 三是保证项目档案（文件）信息安全。 （二）保管的设施与设备 1、库房要求 地势较高、场地干燥、空气流通，远离易燃易爆的场所和污染源。 2、设备 3、装具 八防： 防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光、防盗。 （三）保管的措施 （四）日常管理 预防为主 平时检查 要有制度 帐物相符 衷心感谢大家 欢迎批评指正 组卷应注意的几个问题 施工单位与监理单位重复归档问题 计量支付文件的归档 不同阶段形成的文件材料不能交叉组卷 施工单位与业主、监理的往来文件 其他载体文件的整理 施工单位与监理单位重复归档问题 监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。 计量支付文件的归档 计量支付文件应区别工程技术文件材料单独收集整理归档。 不同阶段形成的文件不能交叉组卷 划清阶段---按工程基本建设程序所反映的不同阶段，即准备、施工、试运行、竣工验收阶段。 施工单位与业主、监理的往来文件 应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档。 组卷通常采用的方法： 按结构组卷：就是将项目的各个组成部分、设备的组件或部件的文件分别组成一卷或几卷。这种组卷方法适用于项目于设备。 按阶段组卷：这种组卷方法适用于大型项目。 按专业组卷：就是按项目文件的内容涉及的专业，组成一卷或几卷。 按子项组卷。就是对项目建设形成的文件，按项目划分以及文件的多少，组成一卷或几卷。 按区域组卷。就是把内容涉及同一地域的项目文件组成一卷或几卷。这种方法适用于地质勘探、水文、气候类文件组卷。 按时间组卷。就是按项目文件内容反映的时间或项目文件形成的时间进行组卷。 按作者组卷。将同一作者形成的项目文件组成一卷或几卷。 按名称组卷。把同一名称的项目文件组成一卷或几卷。 按问题组卷。就是将项目文件按所反映的问题组成一卷或几卷。 案卷和案卷内科技文件排列 案卷内科技文件排列 案卷排列 案卷编目 (1)卷内文件页号编写 (2)卷内目录编制 (3)案卷封面和脊背编制 (4)卷内备考表编制 (5)案卷目录编制 （１）卷内文件页号的编写 装订的卷：卷内文件页号以整卷为单位大流水形式编写； 不装订的卷：卷内文件页号以件为单位编写； （２）卷内目录的编制 卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注等组成。 序号：应用阿拉伯数字从１起依此标注卷内文件的顺序，一个文件一个号； 文件编号：应填写文件文号或图样的图号,或设备\项目代号; 责任者：应填写文件形成者或第一责任者； 文件题名：应填写文件全称； 日期：应填写文件形成的时间； 页号：应填写每份文件的总页数； 备注：根据需要填写。 （３）案卷封面和脊背的编制 案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下： 案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文； 立卷单位，应填写文件组卷部门或单位； 起止日期，应填写卷内文件形成的最早和最晚的时间； 保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限； 密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级； 档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档号。 案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。 案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。 （４）卷内备考表 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷日期、检查日期； 互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。 示　例： 文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。 卷内备考表排列在卷内文件