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档案管理实施办法 制订部门：总裁办/ 文件编号：FDG-D0110/ 版次：02 第一章 总则 目的 加强公司档案管理工作，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据本公司实际情况，特制定本办法。 范围 适用于集团总部及各分公司档案管理。 第二章 档案的分类及归档 第三条 设立档案室，并指定专门的档案管理人员，负责公司文书、音像、技术、实物等档案的管理工作，各部门指定档案专门负责人，做好本部门档案建设，并协助公司档案管理员做好档案管理工作。 第四条 档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司档案由公司档案室统一管理，各部门档案负责人每月10号前将上月已整理好的原始档案移交办公室（文书档案，部门自留复印件），并办理好交接手续。各部门不能按要求及时向档案室移交文档的，根据具体情况对负责人处于50-150元的罚款。 第五条 公司文书档案包括： 重要的会议材料，包括会议通知、报告、决定、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报及会议纪要等。 总部下发的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。 各分公司对外的正式发文与有关客户（政府部门）的往来文书及电子文档。 各分公司的请示与总部的批复。 各分公司反映主要职能活动的报告、总结。 各分公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计、报表、票据材料、广告材料、简报、本公司有业务来往的客户信息。 各分公司与有关客户签订的合同、协议书等。 各分公司人事任免及员工处罚、处分的文件资料。 各分公司员工人事档案及工资、福利文件资料。 财会资料。 各分公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的文件资料。 素材资源、设备的图纸说明，其它技术方面的科技研发资料。 重要的报刊资料。 其它具体保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 第六条 各部门均应指定档案管理人员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室。各部门要建立健全平时归卷制度，及时对处理完毕或批存的文件资料做好归档。 第七条 在工作活动中一项工作由几个部门参与办理而形成的文件资料由会议主办部门收集归档。 第八条 归档的文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第九条 文件资料归档时，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文件有密切联系的，也可随绝密文电立卷。 第十条 不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议资料放在会议开幕年，其它文件立卷按归类有关规定执行。 第十一条 已归档的文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后，印件在前、定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第十二条 已归档的文件应按照排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角背面的左上角打印页号。 第十三条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式（各公司自行拟定）逐件填写文件目录，填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。 第十四条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表应置于卷尾。 第十五条 案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。 第十六条 案卷在装订前，卷内的文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 第十七条 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。 第十八条 文件点收： 1．文书结案后，原稿由各档案管理部门归档，经办部门根据实际需要留存印本。如 因业务处理需要，原稿须由经办部门保管的，应经档案管理部门主管同意后妥善保存，并办好手续，档案室以印本归档。 2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。文件和办理手续必须完备，如有遗漏应立即退回经办部门。与本案无关的文件或不应随案归档的文件应立即退回经办部门。有价证券或其他贵重物品应退回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收。 第十九条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理： 中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。右方装订文件及其附件均应对准左上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使