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The Layout of a Business Letter ( or The Parts of a Business Letter ) Letter Head 信头 Date Line 日期行 Inside Address 封内收信人姓名及地址 Attention line 注意事项 Salutation 称呼 Caption/Subject Heading 事由行/标题行 Body of the Letter 信件主要内容/正文 Complimentary Close 信末敬语 Signature 签名（非手签不可） Typed Full Name of Writer and very possibly his title of the company below the typed name （对首次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打印方式在手签下面打出签名者全名，还可能在其名下加上其在公司的职称） 11. Identifying Initials ( for very formal letters ) 口授者/打字员名字缩写字母（较正式信件） Enclosure ( option） 附件（可选） Carbon Copy Notation ( cc or c.c. ) ( option）抄送行（可选） Postscript ( or P.S.) ( option） 再启（可选）（仅限一两行文字！） 商业信件的各个部分说明： 1．信头 信头应包括发信方名称、邮政编码、电话号码、电传号及传真号以及(见例文)。 有些国家的信头中还包括其它细节，比如在英国，信头中就印着公司(见例文)。 2．编号和日期 在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信 贵方编号：JBD／WM 我方编号：WDW／LP 这些内容都打印在紧挨信头下面的位置。如果必要，代号首字母也 日期中月份应打印成英文全名，避免使用缩写，比如Dec．应改成December。序数词th，一st，一nd，一rd可以省略，比如可以用May 5代替May 5th，用June l代替June lst。年份中不能用4年代替2004 要避免将日期打印成数字形式(如10／2／2004)，否则容易引起混淆。10／2／2004既可能被理解为2004年10月2日，也可能被理解为2004年2月10日。 3．封内名称及地址 封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下2至4行的位 对于个人的尊称一般包括：先生(Mr．)、夫人(Mrs．)、小姐(Miss)、女士(Ms．)等。如果此人拥有某种头衔，其头衔应跟在姓名后边(见例文)。 当合伙商号的名称里有人名时，Messrs则是又一尊称，如：Messrs MacdonaldEvans。但是，当商号名称里不含人名，或者已经具有尊称，或者有the时，则不能再使用Messrs这一尊称。如Utility Furniture C．，Sir William DobsonSons，The Grayson Hectrical C．(见例l，例2)。 4．经办人(意事项) 当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门时，便加注经办人。 5．称呼 称呼是在信的开头对收信人所表示的敬语，其具体形式取决于写信Dear Sir，或Dear Madami对两个人(或以上)称呼时使用的Dear Sirs，Dear Madames或Gentlemen(仅用复数而不用单数)。如果两人关Dear Mr…． 称呼的打印位置通常比封内地址和经办人行低两行。Dear Sir和Dear Sirs后面用逗号(，)，Gentlemen后面用冒号(：)。 6．事由 事由其实就是信的主题。它位于称呼和文之间。齐头式信中打印 7．信文 这是信的主要部分，表达着收信人的观点、意见、目的和期望等内容， (a)简明扼要，合乎语法，重点突出。 (b)分段正确，每段都有一个主题。 (C)打印无误，布局艺术，力求让读者对书信形式有耳目一新之感觉。 除收信人姓名和地址总是采用单行距以外，对于特别简短的信，其它 若以前已有通信联系，应在回信的第一段中提及，而你的计 8．结尾敬语 结尾敬语应当与称呼语配套使用。下面是几组最常见的配套使用的 (正式) Dear Sir(s) Yours faithfully Gentlemen / Truly yours (非正式) Dear Mr．Henry