高校图书馆档案分类体系及管理模式探究.pdfVIP

第27卷第4期 河南图书馆学刊 2007年 8月 高校图书馆档案分类体系及管理模式探究 安 娜 (西安财经学院，陕西 西安 710061) 关键词：图书馆档案 ；档案工作；档案分类体系；档案管理模式 摘 要：从调研高校图书馆档案工作存在的实际问题 出发 ，分析 了原因，进一步明确 了档案工作的作用、图书 馆档案的归档 内容，并根据 自己的工作实践，制订 了档案分类体系方案 ，在此基础上，提 出了三级档案管理模 式．优化 了高校 图书馆档案管理工作。 中图分类号：G254．1 文献标识码 ：A 文章编号：1003—1588(2007)O4—0043—03 档案，是组织和个人在社会活动 中形成的、作为 出现上述现象。原因是多方面的。但主要有两 原始记录保存起来以备查考的文字、图表及其他各 条 ：一是领导不重视 ，认为图书馆的 自动化 、流通 、阅 种方式的文件材料 。图书馆档案来源于图书馆工作 览等一线工作做好就行了：二是一些高校馆认为图 的实践活动 ．是存储 图书馆各项工作活动的原始记 书馆是二级机构 。院校设置有专 门的档案馆 ，图书馆 录 ．它主要包括图书馆在各个工作环节中直接形成 再搞此项工作意义不大 。其实，这两种看法都很片 的．并对图书馆管理工作有一定参考利用价值的各 面，做好档案工作才能更高效地、更深层次地为读者 种文字、图表及其他各种方式的文件材料 。对高校图 提供服务 ．它在 图书馆事业 的建设和发展 中具有不 书馆档案的分类 。是档案整理工作的基础 ，是一个非 可替代的作用 常重要的环节。在此基础上形成一套完整的档案管 2 高校图书馆档案的作用 理体系，是强化图书馆档案工作、为图书馆事业更好 服务的重要举措 2．1 为领导工作和决策提供可靠依据 图书馆领导在工作 中需要 了解馆 内的历史数据 1 高校图书馆档案工作的现状 和工作情况时。可参考馆 内保存 的档案材料，不断健 笔者通过调研发现 。目前，由于普通高等院校本 全和完善各项规章制度、岗位责任制。新调来和新上 科教学评估工作的开展 ．图书馆档案工作比以前有 任的馆领导可通过档案资料很快熟悉本馆 的基本情 了很大改善。但仍存在一些问题，主要有以下几点： 况，顺利地开展业务工作。由于图书馆档案资料不断 1．1 档案机构不健全．管理模式落后 在工作和活动 中得到丰富和充实．这为图书馆领导 据 了解 ．有些馆至今没有建立统一管理档案和 利用本档案信息进行决策、总结工作和制定计划提 档案工作的综合档案室，没有配备专职的档案干部 。 供可靠依据。 有的馆不注重收藏上级机关和学校行政部门下发的 2．2 为图书馆的各项工作研究提供重要参考 与图书馆工作有关的各种文件 ．有的馆将业务档案 图书馆档案中收集归纳了日常管理和业务梳理 划归各业务部门管理，无专人统筹管理。这种不注重 过程中各类统计数据和统计报表，如 《图书利用率统 系统收藏和分散的管理模式导致许多有价值的档案 计表》、《图书馆主页点击率统计表》等，以及记录了 材料严重损失。未能发挥其应有的作用。档案工作常 不 同时期 、不同阶段的图书馆组织机构 、人员编制和 常陷于被动的局面 各时期取得的成绩和科研成果。因而，它不仅成为提 1．2 无规章制度作保障 供 图书馆调查工作思路、保证各项工作的高效率运 由于缺乏制度保障．造成 图书馆档案工作时松 作的依据 ，而且成为图书馆业务探讨、学术研究的可 时紧 ，随意性强 。收集的资料缺乏连贯性。 靠材料。 ． 1．3 对档案工作的重要性认识不够