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实现档案管理现代化之我见 河北省邯郸市城乡规划编制研究中心(056000)樊京磊 [摘 要]当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面 建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。 [关键词]档案信息 电子化 安全管理 1 档案信息电子化安全管理的现状 的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版 1．1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使 二次文献。 用的计算机型号不一 ，规格各异 ，各 自开发的软件不能互用， 3．3 档案信息电子化安全管理，可一次投入，多次产出，可改 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计 变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版 算机管理软件系统，由于不能互调 ，就不能利用电脑完成信息 需要较多的经费，但 目前乃至今后一个相当长的时期内，企望 管理工作 ，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息 国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依 电子化安全管理的进程。 靠 自身解决也不是件容易的事 ，解决不好 ，档案工作者的辛勤 1．2 在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读 目录 劳动成果只能 “待字闺中”。 档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不 3．4 档案信息电子化安全管理，信息成果可多份拷贝，将拷 一 ，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息 贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务 资源共享的要求。 ． ‘ 范围，档案部门的地位 自然也就得到了提高。 1．3 标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的 3．5 档案信息电子化安全管理 ，可使档案信息顺利地与最新 前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏 技术接轨。虽然 “信息高速公路”在我国尚在起步阶段 ，但档案 档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则 事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应 相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作 尚无统一标 这一客观形势的变化和要求 ，使现在的劳动电子化 ，为将来 准 ，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施 、推广 “信息高速公路”中有一束档案信息打下基础 。 统一标准 ，这也制约了档案信息工作电子化。 4 档案信息电子化安全管理的拓展服务领域 1．4 档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子 4．1 信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的 化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先 对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。 进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。 这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社 2 档案信息电子化安全管理的发展趋势 会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人 ，又要针对 办公自动化 、无纸化等事物的出现 ，使档案的生成方式发 性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类 生很大变化 ，诸如文件的起草、签发 、催办、归档等运作过程在 信息的需求 日益迫切。随着科学技术的发展 ，人们从事的科学 计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件 研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息 为主要形态 ，那么档案也 自然以机读形式存在 ，这些档案的利 服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情 用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预 报检索资料的综合需求所代替。 示着档案工作者将面对更多的机读形式 以磁盘为载体的档 4．2 对于档案信息的开放和开发 ，档案工作者应当树立服务 案。广大信息检索者关心的是信息的内容 ，这些信息可能来 自 意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专 不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供 题信息方面 ：开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产 出来是档案工作者义不容辞的责任。 品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发