浅谈环境监测档案归档整理及保管中若干技巧.pdfVIP

浅谈环境监测档案归档整理及保管中的若干技巧 王晴萱1王玲2 (1．大连市环境监测中心，辽宁大连116023；2．瓦房店村镇建设办公室，辽宁瓦房店116300) 摘要：针对环境监测档案自身特点，总结出平时与年终相结合归档整理和以报告为单位存档的方法，并就库房管理方面 提出人员、制度的细化规定。 关键词：环境监测；档案；归档整理；保管；技巧 1 引言 3以报告为单位存档 环境监测档案是环境档案的重要组成部分，它 环境监测档案中以常规监测报告和一般污染源 在环境监测、信息积累、环境科技研究中起着十分重 监测报告居多，适合以件为单位进行整理。每一件包 要的作用，尤其能够为辖区政府环境管理及经济建 括报告(报表)，数据采集、实验过程、结果报表、审核 设提供可靠的决策依据。因此，环境监测档案归档整 过程等一系列相关原始记录，根据其关联行自行编 理工作意义重大。随着《中华人民共和国档案法》《环 号归档为一件。这样做一方面是因为一份报告(报 境保护档案管理办法》《环境保护档案管理暂行规 表)及其相关原始记录作为一件档案进行整理更能 定》及《全国环境监测管理条例》等各项规定的相继 体现其完整性，有利于查找、利用、保存，另一方面归 推出，环境监测档案的管理也日渐推陈出新。 档目录精确到报告一级，用计算机进行一级类目检 索也十分方便。 2平时与年终相结合归档整理 以报告为单位的归档整理具有以下优点：(1)可 环境监测技术性强、涉及面宽、工作量大，单靠 以简化传统归档过程中的过于繁重的整理、组合、装 每年一次大规模的归档整理在管理上来说难度很 订等繁琐工作，可有效地节省人力、物力；(2)省略 大。通过总结发现，环境监测单位在工作中形成的纸 编写案卷题名，可避免案卷整理的主观随意性；(3) 质档案，主要包括文书文件、环境监测报告、环境监 归档文件目录精确到文件一级，有利于计算机快速 测质量管理记录、环境监测科研课题材料4类。同 检索；(4)利于用一件借阅一件，有利于档案的保护 时，根据环境监测档案主要反映监测服务活动和以 与保密；(5)为文档一体化创造了条件。 业务报告(表)、科研材料为主的特点，可以采用月整 4加强库房制度化管理 理和年整理相结合的方式来开展档案归档整理工 作。每月末，以科室为单位，将该月产生的环境监测 环境监测档案具有科研价值，属于秘密文件，在 报告、报表及相关材料进行清查，合并统一编号存 管理上应从人员、程序制度等方面进行细致、全面、 档，并以电子文本形式记录相关归档信息。每年末， 严格的管理。 再进行一次以科室为单位的除报告、报表外的其他 4．1 档案管理人员要涉览广泛、精通业务 工作相关文件，包括环境监测质量管理记录、环境监 作为环境监测档案管理人员，不但要具备档案 测科研课题材料、红头文件、外部来函等各级行政文 管理的基本知识，还要熟悉环境监测工作。这样才能 书文件的整理，另行编号存档。同时，平时有关仪器 在实际的管理工作中去粗存细，去伪存真，以保证监 设备台账、说明书、鉴定书，使用及维修和人员技术 测档案材料的完整性、代表性、系统性。 监督记录等信息则随时更新。 4．2档案管理人员要有爱岗敬业精神 这样，既分摊了大规模档案归档整理时的工作 监测档案管理工作单调冷清、千头万绪、任务