加强高职文秘专业档案管理技能的培养.pdfVIP

口 重庆教育学院 蒋 娟 摘 要 档案管理技能是文秘专业学生必备的职业技能。为适用社会需要 ，文秘专业教学必须转变观念 ，加强教学实践技能培 养，以提高学生的动手操作能力。 关键词 高职 文秘专业 档案管理 职业技能 以往对秘书的要求主要体现在语言和形象上，对工作经验并没 常工作需要，对档案有一些初步的接触与了解，但不够深入和系统， 有太多的要求。但随着社会的发展，时代的进步，现代职业秘书则在 一 知半解，他们在上课时，可能因短板效应 ，泛泛而谈，照本宣科，教 工作经验、个人素养及性格类型等方面提出了更高的要求。因此，新 学主要是文字讲述 。 时代秘书一职从 “打杂”向职业化秘书转变。现代秘书的能力已经从 3．高职学生学习积极性不够。档案管理理论本身是比较枯燥乏 硬“性”的专业要求向 “软．”的素质化迈进。秘书的工作不再单单是 味的，学生学习的兴趣和积极性难 以调动起来，通常情况是老师在 打字、传递文件和提供信息，还需要对文书档案进行整理加工 ，从文 讲台上 “独唱”，给学生唱 “催眠曲”，学生昏昏欲睡，在下面干 自己 件信息传递到信息的收集、汇总、提炼，从 日常的内勤到沟通协调等 的，教室气氛沉闷，教与学不能产生互动，致使老师上课没有激情， 各个方面。因此，高职文秘专业学生的档案管理技能培养迫在眉睫。 学生不想学，形成恶性循环 ，从而造成学生职业能力严重不足 。 一 、 档案管理课程对大学生职业技能的培养 三、加强对高职文秘专业学生档案管理技能的培养 文秘专业学生职业技能的培养需要与时俱进，与用人单位紧密 1．加强教学实践环节。由于高职文秘学生毕业后大多从事文秘 结合，档案管理课程对大学生技能培养有这样几个方面。 工作，由于工作需要，做兼职档案员。因而，高职文秘专业教学以实 1_±立养学生耐心细致的职业精神。在物欲横流的社会，名与利 用为主，不能完全强调学科的完整性、系统性、理论性 ，而以实用性、 充斥着我们的灵魂，各种诱惑常使学生心情浮躁，难 以静下心来。而 技能性为特点。在教学中，可对档案理论课时适当调整，让学生知晓 档案管理则与历史的沉淀打交道 ，与 “故纸堆 ”打交道 ，将各种各样 什么是档案及档案的分类、档案管理环节即可。在具体讲述档案分 的文书、资料 、信息严格按照相应的行业标准，分门别类加以整理 ， 类时，如声像档案、会计档案、基建档案等内容时，任课老师可以充 是一项非常细致的工作，需要耐心、吃苦耐劳的精神。教学过程中的 分利用学院综合档案室的资源 ，借阅相应档案给学生以直观的感 档案管理实践可使学生静下心来，体会淡泊名利这样一种淡定的意 受，这样学生理解起来就非常容易。 境 ，可培养其耐心与细心，增强其敬业精神 。 2．建立档案实训室。目前一些高职院校文秘专业建立 了档案实 2．增强学生处理信息的能力。在信息时代 ，我们必须高度重视 训室，模拟档案操作，如何组卷 、打孑L、装订、上架等；学习档案的分 信息的收集和处理 ，加强对相关信息的管理 ，尤其是现代管理制度 类，了解档案全宗、分类号、案卷号等名词；了解档案的“八防”。模拟 下，办公室是汇集、处理信息的枢纽，文秘人员必须具备较强的信息 办公室工作 ，了解文件签发、阅办、催办、归档等文书处理流程 。 处理和管理能力。档案管理课程的学习和实践有助于学生增强信息 3．充分发挥综合档案室的作用。任课老师可以与档案室联系， 意识，提高其信息处理能力。 组织学生到档案室进行现场观摩，了解档案资料收集、整理、归类、 3．增强学生的保密意识。作为办公室文秘人员，接触了解的文 编 目、立卷、装订、查阅、统计、检索 、登记、编研等工作流程，以增强 件信息，大多具有一定的保密性 ，需要严格遵守保密法，做到 “不能 教学的直观性，达到事半功倍的效果。 看的秘密绝不能看，不该说的秘密绝不能说”。当代大学生纪律观念 4参 与勤工俭学。综合档案室因为人手紧张，工作量大，可以适 不强，保密意识淡薄；而现代企业需要员工严格遵守规章制度 ，保守 当增设勤工俭学岗位补充档案室的力量；文秘专业学生通过勤工助 秘密，若一不留神，泄露机密，后果不堪设想。因此，高职院校文秘专 学，培养吃苦耐劳精神，积累工作实践经验，提高业务技能，增强 业所培养的学生必须具有较强的保密意识。通过档案管理课程的学 工作责任感。这种