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医院管理 2012年5月 明确电子文件的归档内容：1.电子文件归档范围：纸质文件归档 统一并归档。同时应定期对电子档案进行检查，遇有问题及时采取补救 范围（文件列表）＋元数据＋硬拷贝。2.归档方法。由于电子文件的管 措施，以防止信息流失。信息安全目前是计算机信息安全领域及所有的 理水平存在较大的差别，不同行业与机构电子文件的状况和形成规律又 信息资源管理领域所关心的共同问题，其重要性己经上升到国家安全的 各具特点，因此归档方法也存在较大差别，总体上分为逻辑归档和物理 高度，数字及网络时代所面临的信息安全问题是过去纸质时代所不曾出 归档两种方法。因此，电子文件归档方式与方法更加丰富与灵活，可是 现过的。 实现实时归档与同步利用；文件与档案更加完整与系统；档案管理部门 （六）电子文件的开发利用 与业务及职能部门的关系得以改善。3.归档时间。归档时间一般以不超 电子文件给档案信息资源的利用提供便利条件，档案的提供利用 过2—3个月为宜；要求已经形成的正式的电子文件要及时向虚拟的电子 是档案价值实现的前提。[4] 电子文件信息资源开发利用的基础是信息组 档案室进行移交。可以以邮件的形式传递到档案室,也可用硬拷贝的形 织，信息组织的方式方法越多，开发利用的效率和效益就越高。电子 式送交到档案室,由档案管理人员设置一个个的文件夹,对各个部门形 文件作为一种全新的数字资源，其信息组织的方法更加丰富，既可以 成的电子文件进行分类管理。正式的纸质发文定稿要在规定的时间内向 使用传统的信息组织方法，也可以运用现代信息技术手段进行信息组 档案室移交,以便对有关的电子文件进行核对,防止电子文件的错乱现 织。电子文件的信息组织方法包括两大类 ：1.传统组织法：全宗组织 象或被人为的删改。　　　　 法、主题组织法和分类组织法；2. 现代组织法：元数据组织法、数据 （四）电子文件的备份。 库组织法、搜索引擎组织法和WEB（网站）组织法。电子文件的开发 由于电子文件不同于传统纸质文件的一些特性，其法律凭证地位和 利用的方式越来越丰富，主要有电子文件载体门市借阅、网站服务、 证据价值时常受到质疑，电子文件和数字档案在保真保全和发挥凭证作 信息检索与浏览、信息咨询、信息打印与下载、电子邮件服务、博客（包 用方面存在着风险。信息化条件下，全面加强对电子文件与数字档案的 括微博）等。 监管，确保信息安全，是档案部门面临的重大课题。 把带有归档标识的 四、提高档案管理人员自身素质 电子文件集中，制成归档数据集，存储于能够脱机保存的载体上，至少 电子文件从生成到归档存在许多问题,如法律效力的不明确性以及 一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异 对电子文件的真实性、完整性的解决和认识不足等。针对以上问题,档 地保存，以提高安全性和可靠性。电子文件备份不是简单对电子文件本 案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更 身的存储保管，备份的目的是在灾难发生后保证电子文件能以最快的速 新，引进、消化、适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员 度恢复到灾难前状态。[3] 知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术 （五）电子文件的保管 革命最根本的对策。加强对档案工作人员的电子档案管理知识的培训， 电子文件的特性决定其在保存与维护上比纸质档案复杂。以磁盘、 让档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理,做好归档电子文件的 光盘为载体为电子档案容易受保存环境、设备、技术等因素的影响。对温、 技术处理工作,实施电子文件管理战略,以加强办公自动化系统和电子 湿度要求较为严格，温度过高或者湿度过大，会直接影响其寿命。防止 文件的安全防护工作,使档案得到充分利用。 强磁场和有害气体的侵害也很重要，最好使用专门的防磁柜存放。要确 参考文献 保电子文件质量，需要进行有效的检测与维护。另外，电子档案是以数