文档一体化对材料归档整理方法的影响及对策.pdfVIP

管理科学 ·93· 文档一体化对材料归档整理方法的影响及对策 于 粲 (黑龙江生物科技职业学院，黑龙江 哈 尔滨 150000) 摘 要：自从 《归档文件整理规则》正式颁布以来，绝大多数学校档案室都实行文书立卷改革，如何更好地使 《归档文件整理规则》的 有关规定与全国范围的各个立档单位的实际情况相适应，如何才能体现出 《归档文件整理规则》的多样性和灵活性 ，正确认识归档文件整 理方法多样性十分必要的。 关键词：文档一体化；归档整理方法；影响；对策 对文档一体化管理的定义有很多，比较全面的是吕军在 文《书档 核定人柜，能保持文件的逻辑联系，尤其对于某类或某个问题的文件 案连锁法与文书、档案T作一体化管理之比较研究》一文中提出：“所 查找利用，能快速、全面提供。这种存放形式对分类明确的文件即使 谓文书、档案管理一体化，就是把文件的形成、运转、处理、管理与档 不借助电脑也能进行快捷的手T查找，而分类不明确的文件则可利 案的收集、管理、整理、鉴定、检索、编 目、利用等环节有机地联系在一 用柜架标识在指定的柜架内找到所需文件。 起，按照统一的规范和标准，组成一个科学的大系统，从整体的相互 同一份文件存在 电子和纸质两个版本，先整理纸质还是先整理 联系的角度对若干子系统进行处理，统筹安排，尽量消除或减少重复 电子的，都有其合理性。但从保证文件前后逻辑关系、方便 日后查阅 T作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。”这是对文件、档 利用的角度出发，结合本单位档案管理的实际情况 ，我们采用了先整 案一体化管理较为全面的认识，这一认识已经从文件、档案工作的单 理纸质文件的做法。 个环节延伸到文件的整个生命过程，它强调了计算机技术对文件、档 2对现行档案管理规定在实际操作中一些问题的思考 案一体化管理实现的重要作用，还隐含了对文件、档案管理流程 、环 2．1“件”与 “卷”的利弊互现 节的审视与重构，而且深层次地触及了文件、档案管理标准、制度、机 按件归档逻辑联系相对灵活宽松，复印利用及插人增加文件方 构等体制问题。 便，能精确鉴定保管期限，有利于重点保护，并避免拟写案卷题名等 1理顺公文处理的各个环节，为下一步整理归档提前做准备 T作。但散页存放容易丢失或与相似的文件弄混，为管理带来隐患， 1．1规范和完善标题录入 目前采用的拉线、缝纫、不锈钢钉等临时做法，都有不足之处，不能彻 电脑检索虽然可以同时包含多个信息项 目，但使用率最高及最 底解决问题。而整理过程中按件盖档号章、打页码、填页数、装纸袋的 能直接反映文件主体内容的还是标题。发文由于有相对规范和严谨 做法也使工作更琐碎化。 的流程，标题一般比较准确全面，而收文则由于来文渠道的多样性而 按卷归档逻辑联系紧密，反映问题全面，纸质整理_T作比较集 存在较多问题，如没标题、标题不规范、反映内容不全面、不准确、不 巾，后期借阅管理相对轻松。 能体现文件的特殊性等 ，若文书人员在登记时不把好关，做好标题重 2．2传阅签前置有利于按件管理的查阅利用 拟或补充工作，就会为将米检索带来困难。常见的情况如：审计报告 ， 目前按件归档整理要求将A4尺寸的传阅签全部放在文件的后 应标明x《x单位xx年(或xx事项)审计报告》；贷款协议，须标明((x 面，其 目的存于强调文件本身的重要性。但实际操作巾，这种做法在 X 银行XX元贷款协议》；领导在文件中的直接批示 ，可标题为(／xxx 一 定程度上局限了办公 自动化优势的发挥。因为收文办结后，通过办 领导对Xxx问题的批示意见》；而一些综合性的会议纪要，将重点问 公 自动化系统生成打印的传阅签，其标题 、文号、时间、摘要 、来文单 题或涉及本单位的内容在标题 内加注也不失为一个好方法。 位及领导批示 、办理情况、备注说明等各项文件信息均非常规范、完 1．2充分利用收发文流水号的快速定位功能 整、清晰，在散件存放的情况下能快捷地让管理者或利用者确定查阅 流水号