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· 82 · 管理科学 浅谈信息化环境下的档案管理 王儒琳 (哈尔滨技师学院，黑龙江 哈 尔滨 150000) 摘 要：计算机网络飞速发展，不仅加速了整个社会的信息化进程，也使企业的信息化不断深入发展，无论从从理论方式还是技术手 段信息化都对我国的档案工作产生了重大的影响。在信息化环境下，应该全面推进企业档案信息化建设，推动档案的现代化进程。 关键词：信息化；档案管理；信息建设 1企业档案信息化是档案管理的必然趋势 档案信息数字化。用数据库技术组织信息资源可极大地提高信息的 信息化对企业档案T作的影响是巨大的，企业档案在传统的企 有序性、完整性、可理解性和安全性。数据库技术与网络技术的融合 业管理模式下是以纸质档案为主要媒介，并已经形成了一套行之有 极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了效率。 效的管理制度和管理方法。但是在当今企业信息化飞速发展的情况 同时，实现标准化是档案信息化健康发展的重要保证。企业档 下，企业在管理中必然会产生大量的电子文件。此外，SCM，CRM管 案信息化建设要认真执行国家相关技术标准 ，建立统一的信息采 理系统也帮助企业在工程设计 、施工和产品研发 、生产中，形成了以 集 、交换标准 ，维护数据的一致性 、安全性，实现企业信息高度集成 反映二维绘图、二三维仿真模拟设计的‘图形 、图象 、文字、声音等多媒 与高效、安全传递，充分发挥企业档案信息化的作用。 体信息，完善了企业的管理。磁性载体的电子档案将成为仅次于纸 2．3健全制度，加强规范管理 质载体的图文档案管理对象，拓展了企业档案信息的空间。 信息化环境下，是企业创新的过程 ，通过技术创新 、制度创新和 企业档案信息化是企业信息化的重要部分，一方面，网络信息 管理创新等方式，改变传统落后的企业管理模式 ，因此要建立科学 化技术为档案信息开发提供技术支持。计算机技术运用于档案信息 的现代企业管理体制 ，建立、健全适应企业信息化环境下的档案管 资源管理，实现了档案信息资源数字化，进而实现档案信息资源的 理例度，保证企业档案工作在企业箱息化环境下有序地发展；完善 集中化，提高了整个社会对档案信息资源的利用程度。 企业文件材料的归档制度 ，建立电子文件的归档办法，使在企业信 另一方面，信息技术的发展，网络技术的全球化，对档案资源的 息化过程中产生的有保存价值的电子文件的归档工作制度化 ；及时 开发、利用既是机遇也是挑战，档案信息化要求加太对档案信息资 调整和扩展企业信息的搜收和收集范圈；建立数字化档案信息管理 源的开发利用。当前 ，随着计算机网络信息技术的蓬勃发展 ，档案信 和利用制度，对电子档案的数据安全 、存储安全和信息利用制度作 息载体的形态正在发生变化，档案信息正在向数字化发展。档案形 出规定；企业档案部门要全方位参与企业信息化建设 ，使档案工作 成量之大，覆盖面之广，是前所未有的。档案资源的网络化是档案事 与设计 、生产、施工、管理等工作流程相衔接，以加强对企业各种类 业发展的必然趋势，实现档案信息资源开发利用的高效益 ，是当前 型文件材料运行的监控，确保纸质档案与电子档案的一致性，保证 档案工作的主要任务。企业档案部门要抓住企业信息化建设的机 档案的真实、有效性；规范档案管理、企业信息化也是建设科学、规 遇，根据档案管理的要求，对企业信息化规划和建设提出档案管理 范和严格的企业基础管理的过程；企业档案部门应积极参与国际质 需求 。 量认证体系的达标活动，实现对文件 、档案的制度化、规范化管理。 2全面推进档案信息资源的开发管理和利用 2．4强化档案人员的素质、提高档案管理水平 企业信息化建设中有一句老话：“三分技术 ，一七分管理，十二 随着现代化技术在档案部门的应用和普及，对档案工作者的要 分数据”。信息系统的实施是建立在完普的基础数据之上的，而信息 求也越来越高。从事工程档案管理的工作人员，应该也必须掌握熟 系统的成功运行则是基于对基础数据的科学管理 ，可见基础数据的 练的专业技术知识