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使用邮件合并创建并打印信函及其他文档 效果图 全部显示 如果希望创建一组文档（如一个寄给多个客户的套用信函或一个地址标签页），可以使用邮件合并。每个信函或标签含有同一类信息，但内容各不相同。例如，在致客户的多个信函中，可以对每个信函进行个性化，称呼每个客户的姓名。每个信函或标签中的唯一信息都来自数据源中的条目。 邮件合并过程需要执行以下所有步骤： 设置主文档。主文档包含的文本和图形会用于合并文档的所有版本。例如，套用信函中的寄信人地址或称呼语。 将文档连接到数据源。数据源是一个文件，它包含要合并到文档的信息。例如，信函收件人的姓名和地址。 调整收件人列表或项列表。Microsoft Office Word 为数据文件中的每一项（或记录）生成主文档的一个副本。如果数据文件为邮寄列表，这些项可能就是收件人。如果只希望为数据文件中的某些项生成副本，可以选择要包括的项（记录）。 向文档添加占位符（称为邮件合并域）。执行邮件合并时，来自数据文件的信息会填充到邮件合并域中。 预览并完成合并。打印整组文档之前可以预览每个文档副本。 您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。 提示??还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使用任务窗格，请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。 设置主文档 启动 Word。 默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。 单击要创建的文档的类型。 例如，您可以创建： 一组信封??所有信封的寄信人地址都相同，但每个信封的收信人地址都不相同。单击“信封”，然后在“信封选项”对话框的“信封选项”选项卡上，指定所需信封尺寸和文本格式。 一组地址标签??每个标签都显示一个人的姓名和地址，但每个标签上的姓名和地址都不相同。单击“标签”，然后在“标签选项”对话框中指定所需标签类型。 一组套用信函或电子邮件??所有信函或邮件的基本内容都相同，但每一信函或邮件还包含收件人的唯一信息，如姓名、地址或其他信息。单击“信函”或“电子邮件”创建相应类型的文档。 目录??每一项都会显示相同类型的信息，如名称和说明，但每一项的名称和说明都不相同。单击“目录”创建此类型文档。 恢复邮件合并 如果需要停止邮件合并，可以保存主文档，以后再恢复合并。Microsoft Office Word 将保留数据源信息和域信息。如果停止合并前使用的是“邮件合并”任务窗格，Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。 当您准备就绪，可以开始恢复合并时，请打开文档。 Word 会显示一条消息，要求您确认是否要打开文档，那样会运行 SQL 命令。 由于此文档已连接到数据源，而且您要检索数据，因此单击“是”。如果您在打开文档时不了解该文档是否已连接到数据源，可以单击“否”，以防止对数据的潜在恶意访问。 此时，文档文本和您插入的所有域都会显示出来。 单击“邮件”选项卡，恢复工作。 ?返回页首 将文档连接到数据源 要将信息合并到主文档，必须将文档连接到数据源或数据文件。如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。 选择数据文件 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”。 请执行下列操作之一： 如果要使用 Outlook 中的“联系人”列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。 有关使用 Microsoft Outlook 联系人列表的提示 连接到 Outlook 联系人文件夹通常是一个简单的过程，但有时可能会遇到问题。以下是可能遇到的常见问题的解决方案： 找不到要连接的 Outlook 联系人文件夹。 出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息。 无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹。 希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹，但是无法连接到 Outlook Express 通讯簿。  找不到 Outlook 联系人文件夹 可能您需要选中 Outlook 的“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性，或者需要更改 Outlook 用户配置文件。 选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性 在 Microsoft Office Outlook 中，在“转到”菜单上，单击“联系人”。 右键单击包含要用于邮件合并的信息的“联系人”文件夹，然后单击“属性”。 在“Outlook 通讯簿”选项卡上，确保选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”复选框，然后单击“确定”。 返回到 Outlook 提示 更改 Outlook 用户配置文件 Outloo