Office办公软件高级应用 教学课件 王德永 郗大海 第6章.pdfVIP

第6章 制作批量处理 文档 高等职业院校立体化精品系列规划教材 学习目标 知识目标 ● 熟练掌握建立主文档，以及创建和编辑数据源等操作。 ● 熟练掌握邮件合并的基本操作。 ● 熟练掌握批量制作信封的方法。 课堂实例预览 主要内容 1 制作邀请函 2 制作信封 3 实训——制作“录取通知书”文档 制作邀请函 相关知识点讲解 编辑主文档与数据源 完成邮件合并 编辑主文档与数据源 （1）建立主文档        选择【工具】/ 【信函与邮件】/ 【邮件合并】菜单命令，打开 “邮件合并”任务窗格，单击选中“信函”单选项即可建立主文档。 编辑主文档与数据源 （2 ）创建数据源 1 2 3 4 在 “邮件合并”任务 在打开的任务窗格 打开“新建地址列表” 在打开的“保存通 窗格中的“步骤2/6” 中单击选中“键入新 对话框，在其中输 讯录”对话框中进 栏中单击“下一步： 列表”单选项，并单 入如图所示文本 行保存设置 选取收件人”超链接 击“创建”超链接 选取收件人 键入新列表 新建条目 保存数据源 编辑主文档与数据源 （2 ）创建数据源 1 2 选择所需文本，在 “撰写信函”任务窗格中 在打开的任务窗格中单击选中“键入新列表” 单击“其他项目”超链接 单选项，并单击“创建”超链接 撰写信函 插入合并域 编辑主文档与数据源 （3 ）编辑数据源      在“预览信函”任务窗格中单击“编辑收件人列表”超链接，在打开 的对话框中可对数据进行添加或删除数据列，以及对数据进行排序和 筛选等操作， 下图所示为添加域名为“性别”列的效果。 完成邮件合并          在“完成合并”任务窗格中单击“打印”超链接，打开“打印”对话框 进行设置。          再次打开文档时将打开如图所示提示对话框，在其中单击            按钮，即可将文档与数据源链接。 制作信封 相关知识点讲解 创建信封 批量制作信封 创建信封            选择【工具】/ 【信函与邮件】/ 【中文信封向导】菜单命令，打开 “信封制作向导”对话框，在其中根据向导提示进行设置，完成后的信封 效果如图所示。 批量制作信封         选择占位字符，在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，在打开的 “插入合并域”对话框中选择相应的选项即可将其插入信封的相应位置， 效果如图所示。        实训——制作“录取通知书”文档 实训目标               本实训的目标是批量制作录取通知书，并制作相应的信封，要求 掌握主文档的创建，数据源的创建和管理，以及信封的制作等技巧。 本实训的”录取通知书“文档和“信封”文档的效果如图所示。 实训——制作“录取通知书”文档 专业背景                录取通知书，是经高校招生录取，省教育主管部门批准录取的考 生，一般通过邮政特快快递