《办公软件的应用 效率篇》.pptVIP

办公软件的应用 效率篇 熊睿于2012年2月3日 Word 大纲 视图——工具栏——大纲 大纲分1-9级和正文文本，在文档中设置大纲，可以在文档结构图中显示，方便快速找到相应段落，同时可以为自动生成目录做准备。 文档结构图 视图——文档结构图 打开文档结构图，可以了解文档的标题，同时方便快速找到相应段落进行阅读或修改。 编号 格式——项目符号和编号——编号 可以对文档同级次标题进行自动编号，减少录入工作量，同时，如果删除或增加同级次标题时，编号会自动更新，无需修改。 Word 制表位 视图——标尺——制表位 如果想将一些段落左对齐，采用制表位及Tab键，可以减少空格的插入。 审阅 视图——工具栏——审阅 审阅工具栏有修订、接受所选修订、拒绝所选修订等功能以及显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、原始状态。使用该功能便于审阅者了解文档修改了哪些内容，看修改是否恰当，同时也便于拟稿人了解被修改的内容，有征对性地学习。 分页符 插入——分隔符——分页符 如果需对不足页的文档进行分页，采用此功能可以减少Enter键的输入，同时可根据内容的不同自动分页处理。 Word 目录 插入——引用——索引和目录——目录 使用此功能便于快速生成目录及目录内容及页码的更新。 Word 技巧 删除网上下载资料的换行符(象这种“↓”) 在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1)，在替换框内不输任何内容，单击全部替换 小提示：“^l”表示软回车，“^p”表示硬回车，“^t”表示制表符，“^m”表示手动分页符，“^+”表示长划线(—)，“^=”表示短划线(–)，“^l”表示人工换行符，^n表示分栏符 把文字替换成图片 首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在 “替换为”框中输入“^c”(注意：输入的一定要是半角字符，c要小写)，单击替换 Word 技巧 突然遇到停电或死机时抢救Word文件 ①首先按菜单“工具”，再按“选项”； ②接着找出Word自动记录文件的位置： 按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下“更改”按钮。 　③利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：拖曳选取“文件夹名称”，按下组合键Ctrl+C(复制)，再点击一下“取消”按钮回到Word下。 注意：如果你的Word不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。 ④打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键Ctrl+V(粘贴)。 ⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。 从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。 在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。 Excel 自已编制的生成目录程序 打开目录.xls和需要增加目录的电子表格 选定需要增加目录的电子表格的全部工作表 移动或复制工作表至目录.xls 运行目录.xls中的宏命令生成目录 Adobe Acrobat软件 PDF文档处理软件有Adobe Acrobat 7.0 Pro或Adobe Acrobat 9.0 Pro 可以将Word文档、Excel文档等内容转换成PDF文档 可以用扫描仪或具有扫描功能的打印、复印、扫描一体机将纸质资料扫成PDF文档 可以将多个PDF文档合并成一个PDF文档 可以PDF文档的页面进行插入、提取、替换、删除、旋转等处理 可以将PDF文档转换成Word文档，前提条件是非扫描的PDF文档 * * *