商务秘书实务(章)陈晓方.ppt

5)成文日期 成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。 注意： 1. 成文日期用汉字书写：“一二三四”等 2. “零”写成“〇” 如：二〇〇三年一月二十八日 2004年1月28日 * 1 、标题的制作 完整式标题： 发文机关＋事由＋文种 　　　国务院关于加强水土保持工作的通知 不完整式标题： a.事由＋文种： 　　　　关于举行阅兵式的通知 b.发文机关＋文种： 　　　　　中华人民共和国主席令 c.仅用文种：主要是公告性的公文，泛行文 　　　　　　　　公　　告 * 要求： 1、准确简要概括公文主要内容，符合语法规范；一定要准确选定和标明文种，不能自造文种 　　2、标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观；最好不要将一个结构紧密完整的词或者词组拆开； 　　3、除引用法规、文件等名称外，标题一般不用标点符号。 　　　　　教育部　　财政部 　　　关于印发《XXX》的通知 * 改错： 1、关于XXX问题的请示报告 2、关于摆设摊点的通知 3、关于做好二○○五年表彰优秀工作者的通知 4、教育部、财政部关于印发《XXX》的通知 * 练　习 人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备向上级申请资金。 　　　　中国人民银行某县支行 关于购置办公自动化设备的请示 * 中国人民银行某县支行 关于申请购置办公自动化设备经费的 请 示 *  2 、主送机关 　　　是公文的主要受理单位，它的位置在正文左上方顶格排列，因此有人叫“抬头”，名称后用冒号。有多个主送机关时，按重要性依次排列，每个机关间用顿号或者逗号隔开。 * 7、附注 　　是指需要说明的其他事项。一般是对公文的发放范围、使用事项加以说明。 　　如“此件发至县团级”、“此件可见报” 　　 * （三）版记（文尾） 　　　1、主题词 “主题词”3字用3号黑体字，全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字 。 2、抄送机关 　　3、印发机关及印发时间 主题词： 管理 学生 阅兵式 请示 抄送：省委政法委，省教育厅。 XXX学院办公室 　　200×年×月××日印发 * 1、主题词 　　主题词是用规范的词或词组来标引公文的主题内容。 主题词一般为3至5个词。 如：国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产的通知 主题词为：经济管理 企业　破产 通知 * 如 ： 国务院关于在若干城市试行国有企 业兼并破产和职工再就业有关问题的通知 主题词：经济管理 企业 破产 劳动　就业　 通知 第三节 公文处理 重点：公文处理流程 难点：具体环节的要求 案例： 王秘书的工作单位是力达灯具有限公司办公室，在办公室主任的领导下，专门负责该公司的文案工作。每天上班，她首先处理公司的文件，根据不同情况进行相应办理，并进行登记等收文工作。 这天，王秘书收到几份文件，其中一份是市质量技术监督局送来的公文，内容是通知全市将要开展产品质量专项整治行动和全面普查建档工作，质监局副局长将率相关工作人员前往各企业、工厂进行巡查，要求公司领导和生产部、品质部负责人陪同。 王秘书该如何做？ 一、什么是公文处理？ 公文处理就是公文处理是指对公文的发文办理、收文办理、公文管理、公文归档。它是使公文得以形成并产生实际效用的全部行为过程，是各个单位和组织实现管理职能的重要形式。 三.公文处理 二、公文处理工作的要求 （一）及时 （二）准确 （三）安全 三.公文处理的内容 1）发文处理 2）收文处理 3）公文管理 4）公文归档 王秘书是这样做的： 王秘书拿出收文登记簿，将此份文件按照有关要求进行了登记，并取出《收文处理单》，按内容进行了填写。再将《收文处理单》与该文件夹在一起，交给办公室主任。办公室主任仔细看了该文件，提出“总经理批示”的拟办意见，让王秘书给总经理送去。王秘书将已经提出初步办理意见的文件拿到总经理办公室。总经理阅读文件后，给予批办意见：“请副总经理负责，生产部经理和品质部经理协助，共同做好各项准备工作。”总经理打电话让王秘书过来，让她将这份文件和办理意见传达给副总经理。 王秘书将总经理批示的文件送到副总经理处，副总经理看了文件之后，对批办意见进行了具体承办，马上召集生产部经理和品质部经理开会，并要求生产部和品质部共